회식 총무가 할 일 목록: 일정 조율부터 정산까지의 순서

당일까지의 타임라인

총무가 힘든 것은 할 일이 많아서가 아니라 마감이 보이지 않는 채로 모든 것을 동시에 떠안기 때문입니다. 시간순으로 다시 늘어놓기만 해도 부담이 꽤 줄어듭니다.

날짜와 가게 정하는 법

일정 조율에서 시간을 가장 많이 잡아먹는 것은 후보 날짜를 너무 많이 내는 것입니다. 인원이 많을수록 모두가 비어 있는 날은 없어지므로 '주빈과 핵심 멤버가 나올 수 있는 날'로 먼저 좁히는 편이 빨리 정해집니다.

1. 1

   ① 주빈·핵심 인물의 사정을 먼저 확보한다

   환영회·송별회라면 주인공, 부서 모임이라면 상사입니다. 여기가 정해지지 않은 채 모두에게 던지면 조율을 두 번 하게 됩니다.

2. 2

   ② 후보 날짜를 3개로 좁혀 한꺼번에 묻는다

   회신 기한을 반드시 덧붙입니다. '이번 주 금요일까지'라고 쓰기만 해도 회신율이 크게 달라집니다.

3. 3

   ③ 가장 많은 날로 정하고, 망설여지면 정하는 방법에 맡긴다

   동수로 갈렸을 때 총무가 고민할 필요는 없습니다. 후보를 입력해 돌림판으로 정하면 결정이 빠르고 모나지도 않습니다.

4. 4

   ④ 가게는 '위치→인원→예산' 순으로 고른다

   음식 평가로 고르고 싶어지지만, 늦게 오는 사람이 많은 모임에서는 역에서 가까운 것이 만족도에 더 효과적입니다.

5. 5

   ⑤ 예약할 때 확인할 3가지를 고정한다

   '최종 인원 연락은 언제까지인지' '취소 수수료가 생기는 날' '룸인지 반룸인지'. 이 3가지를 매번 묻는 습관을 들이면 문제가 크게 줄어듭니다.

회비 정하는 법과 끝수 처리

회비로 다투는 원인은 금액이 높아서가 아니라 정한 방법을 설명할 수 없기 때문입니다. 미리 금액과 근거를 알려 두면 조금 비싸도 불만이 나오지 않습니다.

1. 1

   ① 코스 요금＋무한 리필＋서비스료로 어림잡는다

   서비스료나 자릿세가 붙으면 예상보다 1할쯤 올라갑니다. 이것을 놓치면 당일 돈이 모자랍니다.

2. 2

   ② 1인당 금액을 계산해 올림한다

   더치페이 계산 도구에 합계 금액과 인원을 넣으면 1인당 금액이 나옵니다. 끝수는 올림·반올림·버림 중에서 고를 수 있지만, 총무가 메우는 구조를 피하려면 올림이 기본입니다.

3. 3

   ③ 100엔·500엔 단위로 맞춘다

   4,380엔이 아니라 4,500엔으로 합니다. 잔돈 주고받기가 없어지기만 해도 회비 걷는 시간이 절반이 됩니다.

4. 4

   ④ 남은 돈의 쓰임새를 먼저 선언한다

   '남으면 2차 비용에 보탭니다'라고 처음에 말해 두면 너무 많이 걷었다는 불만은 나오지 않습니다. 말없이 남겨 두는 것이 가장 인상이 나쁩니다.

5. 5

   ⑤ 직급이나 입장에 따라 차등을 둔다면 미리 알린다

   상사가 많이 내는 관습이 있는 경우에도 당일 그 자리에서 정하지 말고 미리 본인에게 확인해 둡니다.

자리 배치·2차는 '정하는 방법'에 맡긴다

총무가 혼자 정하면 모가 나고, 모두 함께 의논하면 정해지지 않습니다. 이런 판단은 미리 정하는 방법을 준비해 두는 것이 가장 평화롭습니다.

자리 배치에 사다리 타기가 어울리는 것은 결과가 반드시 1대1로 대응하기 때문입니다. 돌림판처럼 매번 다시 뽑는 방식은 같은 사람이 겹치므로 자리나 역할 배정에는 맞지 않습니다. 반대로 '하나만 고르는' 상황에서는 돌림판이 더 빨리 끝납니다.

대신 낸 사람이 여럿일 때의 정산

여행이나 여러 장소에 걸친 모임에서는 'A가 식사비, B가 택시비, C가 간식'처럼 대신 낸 돈이 흩어집니다. 이 상태에서 한 사람씩 정산하면 송금이 인원수만큼 생겨 번거롭습니다.

1. 1

   ① 누가 얼마를 냈는지 모두 적는다

   이름과 지불액을 나열합니다. 이 시점에서는 누가 누구에게 돌려줄지는 생각하지 않습니다.

2. 2

   ② 합계를 인원으로 나눠 1인당 부담액을 낸다

   총액÷인원이 기준액입니다. 지불액이 기준액보다 많은 사람이 받는 쪽, 적은 사람이 내는 쪽이 됩니다.

3. 3

   ③ 차액끼리 상계한다

   더치페이 계산 도구의 정산 기능은 받는 쪽과 내는 쪽을 맞춰 송금 횟수가 최소가 되는 조합을 자동으로 구해 줍니다.

4. 4

   ④ 송금 기한을 정해 공유한다

   '이번 주 안에'처럼 기한을 정합니다. 기한이 없으면 반드시 한두 명은 잊어버립니다.

5명 중 3명이 대신 낸 경우, 그대로 정산하면 송금이 6번 이상 될 수도 있지만 상계하면 대부분 3~4번으로 끝납니다. 횟수가 줄면 그만큼 '아직 안 보낸 사람' 추적도 편해집니다.

다음 날 할 일

• 참가자에게 감사 인사와 사진 공유(찍은 사진은 당일 안에 공유하면 좋아함)
• 대신 낸 돈의 정산 시작(하루 미루면 재촉하기 어려워짐)
• 가게 이용 소감을 메모로 남기기(인원, 룸 유무, 실제 1인당 금액)
• 불참자 챙기기(다음 후보 날짜만이라도 알려 두기)
• 남은 돈이 있으면 금액과 쓰임새 공유

특히 세 번째 '가게 메모'는 다음에 총무를 맡았을 때의 나를 돕습니다. 실제로 낸 1인당 금액과 그 가게가 몇 명까지 들어갈 수 있었는지 한 줄 남겨 두기만 해도 다음 견적이 단번에 정확해집니다.

자주 묻는 질문

회비는 얼마로 정하는 것이 무난한가요?

코스 요금과 무한 리필, 서비스료를 합친 실비에서 계산해 100엔 또는 500엔 단위로 올림하는 것이 기본입니다. 금액 자체보다 미리 금액을 알려 두었는지가 불만을 좌우합니다.

총무는 자기 몫을 내야 하나요?

직장이나 모임의 관습에 따르지만, 인원을 한 명 더 세서 걷어 총무 몫으로 쓰는 방식이 널리 쓰입니다. 어느 쪽이든 미리 공유해 두면 다투지 않습니다.

당일 갑자기 취소한 사람의 회비는 어떻게 하나요?

취소 수수료가 생기는 시기를 지났다면, 안내할 때 '○일 이후 취소는 회비를 받습니다'라고 명시해 두는 것이 유일한 방어책입니다. 나중에 청구하면 모가 나므로 반드시 사전 공지에 포함하세요.

술을 마시지 않는 사람이 있을 때 회비는 어떻게 정하나요?

무한 리필 요금을 기준으로 1,000엔 정도를 빼는 형태가 일반적입니다. 더치페이 계산 도구로 먼저 균등액을 낸 뒤 거기서 조정하면 설명하기 쉬워집니다.