演示的时间分配怎么定：不同时长的幻灯片张数与稿件字数

时间分配要从发言时间倒推

先做幻灯片再计时，多半会超时，因为制作时“这个也想讲”会越积越多。把顺序反过来，先根据发言时间定下能讲的量，制作阶段就能舍弃放不下的内容。

1. 1

   从发言时间中减去问答

   听到“20 分钟”时，先确认这是只算发言，还是包含问答。如果包含问答，就按发言 15 分钟左右来设计。

2. 2

   算出能讲的字数

   以每分钟 300 个日语字为参考，发言时间 × 300 字就是稿件总量。15 分钟约为 4,500 字。

3. 3

   给各部分分配时间

   先分成开场、正文、总结三部分，再按分钟定下各自的份额。这个时间就是各部分可用幻灯片张数的上限。

4. 4

   换算成幻灯片张数

   标准是每张 1 分钟左右。封面、目录这类只显示几秒的页面不计入。

不同发言时间的参考

字数可以用字数·词数统计工具确认。贴入稿子后会同时显示含空格和不含空格的字数，判断要讲多少时请看不含空格的数值。每分钟 300 字是从容讲述时的速度，紧张得讲快时可能接近 400 字。

各部分的分配模板

事先定好整体比例，就不用再纠结哪里该讲得多一些。下面按目的列出好用的比例。

无论用哪种模板，总结都一定要留 15% 左右。时间紧张时最先被砍的就是总结，可听众记住的恰恰是最后那 1 分钟。与其删它，不如从正文里去掉一个案例。

如果分配比例不好想象，可以把各项目和时间输入 24 小时时间分配工具的饼图，比例会直接变成图形。按分钟输入，哪一部分过长一目了然。

超时时的删减方法

彩排超时后靠加快语速来调整，是最应该避免的做法。讲得快不但难听清，正式时一紧张还会更乱。请直接减少内容的量。

• 删减背景说明。听众已经知道的背景，提一句就够了
• 减少依据的数量。列了 3 条的话，去掉最弱的那条
• 案例只留一个。罗列相似的案例，说服力并不会增加多少
• 不要照读幻灯片上的文字。写着的内容让大家自己看，口头只做补充
• 细节数值放到资料里。口头只讲大致数字和趋势
• 详细的幻灯片移到附录。只在有人提问时才显示

彩排的做法

1. 1

   计时完整讲一遍

   中途不停，一直讲到结束。卡住的地方只做记录，当场不改。首要目的是拿到整体的实测数据。

2. 2

   记录各部分的时间

   写下开场、正文、总结各用了几分钟。和计划一比，就能找到超时的位置。

3. 3

   只删减超时的部分

   不需要全部平均删减。从比计划长的部分入手，按上一节的标准去掉信息。

4. 4

   再讲一遍

   删减后再次计时，控制在发言时间的九成左右就足够了。正式时说明往往会变多，所以留出一成的余量。

5. 5

   设定中途检查点

   定好 2～3 个标记，比如“到第 10 分钟讲到这张幻灯片”。正式时看一眼时钟，就能立刻判断是慢了还是快了。

正式时能调整的幅度比想象中小。如果在中途检查点发现慢了，不要加快语速，而是当场决定跳过哪几张。事先定好“超时就跳过这里”的页面，就不会犹豫。

正式演示时按时结束的准备

• 把时钟放在手边。寻找会场时钟的动作很显眼，也会打断专注
• 开头就说结论。即使时间紧张，想传达的内容也已经传达了
• 事先选好可以跳过的幻灯片，不要当天临时选
• 准备好一句话来结束拖长的提问，比如“之后再单独聊”
• 开始前确认好连接和文件。在这上面花掉几分钟，分配就乱了
• 自我介绍控制在 30 秒以内。发言时间越短，这里越该删减

按时结束对评价的影响，和内容质量差不多。比预定早 1 分钟结束，会给人准备周到的印象；超时 3 分钟，内容再好也会被看作安排不当。请把留出一成余量作为基本的设计。

常见问题

5 分钟的演示大约要几张幻灯片？

内容幻灯片 5～6 张是参考值，相当于每张讲 1 分钟左右。封面、目录这类只显示几秒的页面另算。换成日语稿件约 1,500 字，超过这个量就会讲得过快或者超时。

发表稿的字数怎么决定？

以每分钟 300 个日语字为参考，乘以发言时间。10 分钟约 3,000 字。把稿子贴进字数·词数统计工具就能马上知道实际字数，写完后和参考值比较，调整多少。考虑到紧张时会讲快，控制在参考值的九成左右比较稳妥。

彩排超时了怎么办？

不要加快语速，而是直接删减信息。缩短背景说明、把依据从 3 条减到 2 条、案例只留一个，这些都很有效。把详细的幻灯片移到附录，只在有人提问时显示，这样不用舍弃内容也能缩短时间。

问答时间应该留多少？

参考值是总时间的 20%～30%。20 分钟的话，发言 15 分钟、问答 5 分钟左右。先向主办方确认“发言时间是否包含问答”，如果包含，就先减去问答时间，再安排发言结构。