회비 정하는 법: 예산에서 1인당 금액을 구하는 순서와 수금 요령

회비와 더치페이는 정하는 순서가 반대

회비는 ‘먼저 금액을 정하고 거기에 맞는 내용을 짜는’ 것이고, 더치페이는 ‘끝난 뒤 합계를 인원수로 나누는’ 것입니다. 같은 돈 이야기지만 총무의 작업은 전혀 다릅니다.

인원이 많다, 당일 수금한다, 참가자에게 상한을 보여 주고 싶다. 이 셋 중 하나라도 해당하면 회비제가 알맞습니다. 반대로 소인원이고 유동적이라면 끝난 뒤 더치페이로 하는 편이 다툼이 없습니다.

비용을 정리해 총액을 낸다

회비가 모자라는 원인은 거의 ‘빠뜨린 항목’입니다. 음식값만 보고 정하면 당일에 예상 밖의 지출이 나옵니다. 먼저 들 수 있는 것을 전부 늘어놓습니다.

• 장소비: 음식값, 자릿세, 대관료, 연장 요금. 음료 무한 리필 여부에 따라 단가가 크게 달라집니다.
• 경품·비품: 빙고나 추첨 경품, 종이컵, 장식, 이름표. 소액이라도 쌓입니다.
• 장비·교통: 프로젝터나 스피커 대여료, 당일 교통비.
• 결제 수수료: 온라인 결제를 쓸 때의 수수료나 이체 수수료.
• 예비비: 총액의 5~10% 정도. 인원 증감, 연장, 가격 인상을 흡수하는 몫입니다.

1인당 금액을 정한다

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   인원은 ‘적게’ 잡아 계산한다

   참가 예정보다 10~20% 적은 인원으로 나눕니다. 당일 불참은 반드시 나오지만 늘어나는 경우는 많지 않습니다. 적은 인원으로도 성립하는 금액으로 해 두면 늘어난 만큼은 여유가 됩니다.

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   총액을 인원수로 나눈다

   더치페이 계산 도구에 합계 금액과 인원수를 넣으면 1인당 금액이 나옵니다. 끝수 처리는 올림·반올림·버림 중에서 고를 수 있고, 끝수가 얼마나 나오는지, 총무가 얼마를 더 받게 되는지까지 표시됩니다.

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   딱 떨어지는 금액으로 올린다

   계산 결과가 4,320이면 4,500, 4,680이면 5,000처럼 100 또는 500 단위로 올립니다. 회비는 거스름돈을 내주지 않는 금액으로 하는 것이 기본입니다.

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   올린 차액의 쓰임새를 정한다

   1인당 180을 올렸을 뿐이라도 30명이면 5,400이 됩니다. 경품 추가, 음료 추가, 다음 모임으로 넘기기 등 쓰임새를 먼저 정해 둡니다.

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   거꾸로 계산해 내용을 조정한다

   나온 금액이 시세보다 비싸다고 느껴지면 장소의 코스를 낮추거나, 시간을 줄이거나, 경품을 줄이는 식으로 내용 쪽을 깎습니다. 회비를 먼저 정하는 방식에서는 이 거꾸로 계산이 본 작업입니다.

더치페이 계산 도구는 가장 작은 단위까지 계산합니다. 100 단위나 500 단위로 맞추고 싶다면 나온 1인당 금액을 직접 올리고, 그 금액에 인원수를 곱해 총액에 충분한지 확인하세요.

모두 같은 금액으로 하지 않을 때(차등 배분)

직장의 환영회·송별회나 동아리 동문회에서는 입장에 따라 회비를 달리하는 차등 배분을 자주 씁니다. 모두 같은 금액보다 불공평한 느낌이 줄지만, 정한 방식을 설명하지 못하면 불만이 남습니다.

• 단계는 2~3단계까지로 합니다. 잘게 나눌수록 수금도 설명도 복잡해집니다.
• 차이의 이유를 한마디로 말할 수 있게 합니다. ‘신입은 적게’, ‘주빈은 무료’처럼 누가 들어도 알 수 있는 기준으로 합니다.
• 주빈이나 송별 대상을 무료로 한다면 그만큼은 다른 참가자에게 얹힙니다. 총액에서 먼저 빼고 계산합니다.
• 안 마시는 사람용 구분을 만든다면 사전 신청제로 하고 당일 신청은 받지 않는다고 정해 둡니다.

금액을 개별로 정할 때는 더치페이 계산의 맞춤 분할에서 비율이나 금액을 사람마다 지정할 수 있습니다. 합계가 총액에 닿았는지 그 자리에서 확인할 수 있어 차등을 두었을 때의 과부족을 알아챌 수 있습니다. 배분을 정하고 전하는 방법은 더 내는 금액 정하는 법, 끝수 처리를 포함한 기본 계산은 더치페이 계산법에서 다룹니다.

수금과 정산 진행 방법

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   수금 시점을 하나로 정한다

   접수처에서의 현금, 사전 송금, 당일 후불을 섞으면 누가 냈는지 알 수 없게 됩니다. 원칙은 접수처에서 일괄, 예외는 사전 송금만처럼 방법을 좁힙니다.

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   낸 사람 표시를 남긴다

   이름 목록에 낸 사람을 체크해 갑니다. 더치페이 계산 도구의 정산 탭에서는 각자 낸 금액을 넣으면 누가 누구에게 얼마를 주면 되는지를 최소 횟수로 구할 수 있어, 대신 낸 돈이 섞인 모임의 뒷정리에 쓸 수 있습니다.

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   거스름돈을 준비한다

   딱 떨어지는 회비라도 큰돈만 가진 사람은 있습니다. 작은 지폐와 동전을 인원의 30% 정도분 준비해 두면 접수가 멈추지 않습니다.

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   끝난 뒤 수지를 한 번만 보고한다

   ‘회비 합계’, ‘지출 합계’, ‘잔액과 쓰임새’ 세 줄이면 충분합니다. 보고가 있느냐 없느냐로 다음 모임에 사람이 모이는 정도가 달라집니다.

자주 묻는 질문

회비는 얼마로 정하는 것이 적당한가요?

시세로 정하기보다 실제로 드는 비용에서 거꾸로 계산하는 것이 확실합니다. 장소 견적에 경품·비품·예비비를 더하고, 적게 잡은 인원으로 나누고, 100 또는 500 단위로 올립니다. 나온 금액이 참가자에게 너무 비싸다고 느껴진다면 회비를 낮추지 말고 내용을 깎아서 조정하세요.

당일 불참자가 나오면 회비를 돌려줘야 하나요?

장소에 인원수만큼 요금을 내는 형식이라면 원칙적으로 환불이 어렵습니다. 문제를 피하려면 안내할 때 “○일 이후 취소는 회비를 받습니다”처럼 마감을 명시해 두는 것입니다. 마감 전 취소는 전액 환불, 마감 후는 환불 없음으로 선을 그어 두면 당일 판단에 헤매지 않습니다.

남은 돈은 어떻게 하면 되나요?

쓰임새를 미리 선언해 두는 것이 가장 간단합니다. 다음 모임으로 넘기기, 당일 경품 추가, 2차 비용 충당 등 선택지를 먼저 보여 줍니다. 금액이 크다면 1인당으로 나눠 돌려주거나 참가자에게 쓰임새를 고르게 하면 납득감이 생깁니다. 어떤 경우든 마지막에 수지를 공유하세요.

총무의 회비는 무료로 해도 되나요?

무료로 하는 것 자체는 드물지 않지만 말없이 무료로 하면 불신으로 이어집니다. “총무는 준비 부담이 있어서 회비를 받지 않겠습니다”라고 처음에 밝히거나, 참가자 전원에게 같은 회비를 정한 뒤 남은 돈에서 총무가 대신 낸 몫을 정산하는 형태로 하면 설명하기 쉬워집니다.