会议记录怎么写｜模板，以及在会议中完成九成的技巧

会议记录必备的3个要素

会议记录不是会议的重现。之后阅读的人想知道的只有3件事：“决定了什么”“谁做什么”“为什么这样决定”。只要写清楚这3点，发言的顺序和措辞都可以省略。

第3点“没有采纳的方案和理由”经常被省略，但日后最有用。如果只留下决定，不了解情况的人会重新提出同样的方案，讨论又要从头开始。只要有一行“A方案因费用超出预算而暂缓”，就能省掉这一来一回。

可以直接使用的模板

每次都用同样的顺序，读者可以直奔需要的部分，写的人也只需填空。以下8个项目就足够了。

顺序很重要。请把决定事项和待办放在靠前的位置。大部分读者只看决定了什么和自己的任务。如果在前面长篇写经过，读者根本读不到关键部分。

• 决定事项以“做某事”结尾：“朝着……的方向研究”不是决定。如果没有决定，就作为待办写清“谁在什么时候之前决定”。
• 待办一定写到具体的人：写“由销售部负责”就没人会动。请写人名而不是部门名。
• 期限写成日期：不写“下周之前”，而写“9月17日之前”。相对的说法过后再读，意思就变了。
• 文风简洁统一：不需要客套话。字数会减少，也更容易区分事实和意见。
• 篇幅以30分钟会议600〜1000字为宜：大大超过的话，很可能写得太多了。

在会议中完成九成

会议记录之所以是负担，是因为会后要凭记忆和录音重构。改成在会议中边开边填，会议结束时就几乎完成了。

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   会前把模板填到议程为止

   会议名称·时间·参会人·议程在开始前就能写好。直接粘贴议程，为每个议题建好空的小标题。做到这一步，当天只需往里填内容。

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   一边共享屏幕一边写

   把正在写的内容给所有人看，错误当场就会被指出。省去了会后来回确认的麻烦，参会者知道“在被记录”，发言也会更严谨。

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   只当场记录决定和待办

   不必跟上所有讨论，只在出现“决定了”“带回去研究”这类话时动手。讨论的脉络，事后补一两行议题就够了。

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   快要含糊带过时，当面口头确认

   问一句“刚才这件事，是王经理在下周五之前拿到报价，对吗？”。这是记录人的特权，也是最有价值的工作。在这里确定下来，就不会出现事后写不出来的情况。

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   结束前5分钟宣读决定事项

   当场念给所有人听并取得共识。有异议可以当场修改，也能作为已确认的记录直接分发。

另外，会议记录每次都很长的会议，往往是会议本身太长，或者在汇报上花了太多时间。记录每个议题实际用了多少时间，以分配的形式看一看，就能找到可以删减的议题。把时间分配可视化，能成为重新安排下次议程的依据。

检查与共享

会议记录的价值在于速度。一周后送达的完美版本，不如当天送达的要点有用。检查请尽快结束。

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   只重读决定事项和待办

   不需要通篇推敲。出错会致命的只有这两处。逐一确认负责人姓名和日期是否都写上了。

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   确认主语和谓语是否对得上

   匆忙写的句子，主语有时会中途换掉。让朗读功能读给你听，比用眼睛看更快发现别扭的地方。

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   核对专有名词和数字

   金额·日期·产品名的错误会直接带入下一步工作。请与资料逐一核对。

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   当天共享

   趁记忆还新鲜时发出，参会者就能发现错误。目标是会议结束后2小时内，最晚当天。

拿不准篇幅是否合适时，先数一下字数。30分钟的会议超过2000字的话，很可能混进了与决定无关的说明。把读者的时间也看作会议成本的一部分，就更容易下决心删减。字数的统计方法见字数统计的方法，会议本身的组织方法见会议议程的做法。如果要根据录音整理，可以用录音转文字需要多长时间来估算。想看会议转写中哪些话题最多，可以按词云怎么做中的步骤统计词频并做成图。

常见问题

会议记录应该写什么？

核心是决定事项、待办（谁·什么时候之前·做什么）、主要议题这3项。另外把会议名称·时间·参会人·议程·下次会议作为固定项目。除了股东大会、董事会等有规定的场合，不需要逐字记录发言。最容易被忘记的是“没有采纳的方案及其理由”，只要有一行，就能防止日后旧事重提。

有没有快速写会议记录的技巧？

在会议中写，而不是会后写。会议名称·参会人·议程在开始前填好，当天一边共享屏幕一边只记录决定和待办。不必跟上所有讨论，只在出现“决定了”“带回去研究”时动手。眼看要含糊带过时，当场说一句“是◯◯在周五之前完成，对吗？”把事情定下来。

会议记录写多长合适？

30分钟的会议以600〜1000字左右为宜。大大超过的话，很可能混进了与决定无关的说明或照抄的发言。大部分读者只看决定事项和自己的任务，所以与其在意长度，不如确保这两部分放在最前面、容易找到。

会议记录应该什么时候共享？

会议当天，最好在结束后2小时内。速度比完美更有价值。趁记忆新鲜时发出，参会者能发现错误，待办也能更早开始。如果会中一边共享屏幕一边写，结束前5分钟宣读决定事项取得共识，结束时就能直接分发。