和海外开会时间怎么定：考虑时差的日程安排步骤

先弄清有多少“重叠时间”

定会议时间不是做时差减法，而是找重叠。把对方的工作时间（大约9点到18点）换算成日本时间，可选范围一目了然。

看这张表，各地区的难度就很清楚了。亚洲和大洋洲在白天直接重叠；欧洲只有日本傍晚以后才有交集；而美国东部，双方正常工作时间几乎不重叠。

确定会议时间的步骤

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   1. 确定对方所在的城市

   不要只说“美国”，要确认到“纽约”“洛杉矶”。同一个国家内也可能有时差，美国东部和西部相差3小时。

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   2. 实际查看当地现在的时间

   用世界时差工具确认对方城市的当前时间。显示的就是包含夏令时在内的“当前时差”，不用自己判断那边是夏天还是冬天。

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   3. 给出2到3个候选时段

   只提一个时间，来回沟通就会变多。像对方上午和下午各一个这样，给出性质不同的多个候选，更容易一次定下来。

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   4. 注意日期交界

   时差大的对象，日本的周二晚上是对方的周二早上，日本的周三早上是对方的周二傍晚。一定要把双方的星期都写上。

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   5. 用日历邀请最终确定

   最终确认不要靠口头或邮件正文，而是用日历邀请。邀请会按每个人设备的时区显示，不会出现换算错误。

第4步的日期错位，在时差问题里属于很难补救的一类。对方如果在错的那一天来开会，交期也会相应推迟。请养成把星期和日期一起写的习惯。

邀请中应写的三种时间写法

在正文里写时间时，把下面三种并列写出，几乎就不会产生误解。只写一种的话，读的人仍有换算出错的余地。

• 对方的当地时间：对方用来判断能否参加的时间，同时写上星期和日期
• 日本时间（JST）：自己和公司内部成员的基准
• UTC：有第三国成员参加时的共同语言

夏令时切换会打乱例会

每周固定时间的例会，从某一周起突然错开一小时。原因几乎都是夏令时。日本没有夏令时，只有对方那边变动，时差本身就变了。

• 欧洲：3月最后一个周日开始，10月最后一个周日结束。伦敦从−9h变为−8h，巴黎和柏林从−8h变为−7h
• 北美：3月第二个周日开始，11月第一个周日结束。纽约从−14h变为−13h
• 澳大利亚（悉尼）：10月上旬到4月上旬。与日本的时差从+1h变为+2h
• 不实行的国家：日本、韩国、中国、印度、新加坡、阿联酋、俄罗斯等

麻烦的是各地区切换日期不同。从3月第二个周日到最后一个周日的大约两周里，只有北美进入了夏令时。只在这段时间，平时的时差不适用。

不让负担偏向一方的做法

有时差的会议，总有一方要承担清早或深夜。如果每次都是同一方，不满会悄悄积累。通过运营方式来平衡，是现实的解决办法。

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   早场和晚场轮流

   隔周轮换或按月互换，就能保持公平感。诀窍是一开始就说明“我们轮流来”。

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   减少全员参加的会议

   只是同步信息的议题，用录像和会议纪要代替。真正需要所有人同时在场的，只有决策和讨论。

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   会前分发资料

   深夜和清早的会议注意力会下降。改成提前阅读、带着问题来开会，就能缩短会议本身。

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   以30分钟为单位设计会议

   有时差的会议，两次30分钟比一次60分钟负担更轻。把时间用法可视化，掌握每周深夜会议的总量，调整起来更容易。

• 先确认对方国家的节假日（春节、日本的黄金周、感恩节、圣诞假期等长假尤其要注意）
• 避免安排在周五傍晚，否则要到下周才有回应
• 深夜时段的会议要录像，方便第二天查看
• 只在第一次会议时提前5分钟进入，留出确认连接和声音的时间

常见问题

怎样计算时差才不会出错？

不要自己加减，用直接显示当地时间的工具确认最可靠。它显示的是包括是否处于夏令时在内的当前时差，可以避免因季节造成的判断错误。

只发日历邀请，还需要写明时差吗？

邀请本身会按各自的时区显示，是准确的；但在正文里同时写上当地时间和日本时间，可以防止只看邮件、没看邀请的人误会。

和美国开会一般定在几点？

和美国东部的话，日本早上8到9点（对方前一天傍晚）或日本晚上23点左右（对方上午）是现实的选择。两者都有一方在工作时间之外，最好轮流承担。

和印度相差3.5小时，该怎么处理？

印度是UTC+5:30，所以与日本相差3.5小时，有半小时的零头。如果在日本时间定在10:00或14:00这样的整点，对方那边就是6:30或10:30。想让对方的时间也是整点，就把日本时间错开30分钟。