时间块管理法怎么做｜先把工作时间排进日程，再守住它

什么是时间块管理法

时间块管理法是把工作本身作为日程放进日历，预先占住时间的方法。日历上只有会议时，所有空闲时间都是“谁都可以塞东西进来的时间”。把工作作为日程放进去，那段时间就变成了已被占用的时间。

这四种方法并不冲突。用待办清单列出候选，用时间块占住时间，再用番茄工作法划分时间块内部的节奏，这样组合起来最顺。不顺利时，看看是哪一层缺失了。如果“要做什么已经定了，却推进不了”，缺的就是时间块。

安排时间块的步骤

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   先填入无法变动的安排

   会议、通勤、吃饭、睡觉。把一周内无法变动的事放进去，就能看清实际可用的时间。跳过这一步直接放工作块，一定会与现实对不上。

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   把任务换算成时间单位

   不是“做资料”，而是“确定资料的结构（60分钟）”。说不出所需时间的任务，要么拆分得不够，要么没想清楚做到什么程度算完成。先拆分。

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   每天留出一个大块时间

   每天放一个 90〜120 分钟不被打断的时间块。需要思考的工作进入状态要花时间，凑多少个 15 分钟的空隙都替代不了。能把这个时间块放在上午的日子，就把它放在最优先的位置。

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   留出一天的三成空白

   估算通常都会偏短。把所有时间都填满，只要一件事出岔子，后面就全部错开。空白不是浪费，而是吸收当天变化的装置。

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   前一天结束时安排第二天

   早上安排的话，安排这件事本身就会占用早上的时间。前一天结束时花 15 分钟排好第二天，上班就能立刻开始。

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   结束后改写为实际情况

   没按计划进行的时间块，改写成实际花费的时间。估算的准确度只能靠记录来提高。有没有这一步，决定了第二周以后的准确度。

让估算不出偏差的依据

按“大概 1 小时”放的时间块经常不准。工作中能从分量倒推的部分，直接计算会更稳定。

稿件和资料的长度可以用字数统计来数。安排写作块时能说出“3,000 字，所以 2〜3 小时”，安排阅读块时能说出“5,000 字，所以 10 分钟多一点”，当天的偏差就会变小。无法从分量倒推的工作，以过去用了几轮来完成作为依据。用专注计时器记录每项工作的轮数，就能直接得出“这项工作 4 轮＝含休息 2 小时”这样的时间块长度。

• 第一次做的工作，按有经验的工作的 1.5〜2 倍来安排，因为要加上查方法的时间。
• 中间要等别人确认的工作，不要想在一个时间块内做完。做到发出去为止就结束这个时间块，回复之后的工作另放一个时间块。
• “应该 30 分钟就能做完”的零碎任务，不要各自安排时间块，而是合并成一个。每次切换都要花进入状态的时间。
• 时间块的名称里要放动词。不是“企划书”，而是“写企划书的大纲”。开始时就不用重新考虑要做什么。

被打乱时的恢复方法

一定会有临时插进来的事。时间块管理法坚持不下去，是因为没有事先决定被打乱时怎么处理。

• 被打断时，不要删掉时间块，而是挪走。一删除就变成了“不做”。
• 同一个时间块被推迟 3 次，就要怀疑这项任务。要么拆分得不够，要么本来优先级就低。
• 被会议塞满的日子，不要硬塞工作块。放了也只会被挤掉，挪到第二天。
• 在一周的后半段放一个备用块。事先准备好溢出任务的去处，当天要做的判断就会减少。
• 在共享日历上，工作块也要写上具体的标题。只写“工作”的时间块会被挪走。

每周一次的复盘

只做安排，准确度不会提高。每周只花 15 分钟，对比计划和实际。

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   把计划和实际并排看

   看哪些时间块守住了，哪些被推迟了。如果没守住的时间块有共同点，可能是安排的时段不合适。

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   按类别合计

   会议、工作、移动、杂事。分类控制在 5〜8 个。分得太细，合计就坚持不下去。

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   做成图表看偏重

   把项目和时间输入 24 小时时间分配工具，就能用饼图、堆叠条形图，或每格 15 分钟的 24 格显示来确认分配情况。最多可以输入 8 个项目，并能保存为 PNG 图片，方便按周并排比较。

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   下周只改一个时间块

   全部重新安排的话，就不知道是什么起了作用。把改动限制在一个，比如挪动大块时间的时段，或推掉一个会议。

坚持不下去的原因，往往在于日程排得太细。以 15 分钟为单位填满一天的表，做好的当天很有成就感，第二天就崩了。无法变动的安排、每天一个大块时间、一个合并块。只从这三样开始，就已经和只有待办清单的状态大不相同了。

常见问题

什么是时间块管理法？

这是一种把工作本身作为日程放进日历、预先占住时间的时间管理方法。待办清单决定“做什么”，时间块管理法决定“什么时候做、做多久”。日历上只有会议时，空闲时间是谁都能塞东西进来的时间；把工作作为日程放进去，就有了守住这段时间的依据。时间块内部的推进方式可以和番茄工作法等结合。

没有按计划推进时该怎么办？

不要删掉时间块，而是挪到别的日子，并把记录改写成实际花费的时间。估算的准确度只能靠记录提高，所以不准的记录才最值得保留。第一周以八成会被打乱为前提也没关系，从中能知道自己的估算会偏差几倍。每天留出三成左右的空白，在一周后半段放一个备用块，溢出的任务就不愁没有去处。

时间块管理法和番茄工作法哪个好？

两者作用不同，可以一起用。时间块管理法是在日历上留出工作时间的方法，番茄工作法是在留出的时间里怎样分段推进的方法。如果“要做的事已经定了却挤不出时间”，缺的是时间块，用时间块管理法；如果“有时间却集中不了”，是分段方式的问题，用番茄工作法更有效。

一天放多少工作块合适？

参考标准是控制在除去无法变动的安排之后剩余时间的七成左右。其余作为吸收临时插入和估算偏差的余地空着。一开始每天放一个 90〜120 分钟不被打断的时间块，再加一个合并零碎工作的时间块就足够了。把所有时间都填满，只要一件事拖长，后面就全部错开，重排的麻烦往往会让人连这套方法都放弃。