聚餐组织者的待办清单：从定日期到结账分摊的流程

到聚会当天的时间表

当组织者之所以累，不是因为事情多，而是在看不到期限的情况下同时扛着所有事。只要按时间顺序重新排列，负担就会减轻很多。

日期和餐厅的定法

协调日期最浪费时间的，是候选日期给得太多。人越多，越不存在所有人都有空的日子，所以先按“主宾和核心成员能参加的日子”缩小范围，反而定得更快。

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   ①先确定主宾和关键人物的时间

   欢迎会、欢送会是主角，部门聚会是上司。这里没定下来就发给所有人，协调就要做两遍。

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   ②缩小到3个候选日期，一次性询问

   一定要附上回复期限。只写一句“本周五前”，回复率就会大不相同。

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   ③按票数最多的定，难以抉择就交给定法

   票数相同时组织者不必苦恼。输入候选项用转盘决定，既快又不得罪人。

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   ④餐厅按“位置→人数→预算”的顺序选

   人们往往想按菜品评价来选，但在迟到者多的聚会中，离车站近更能影响满意度。

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   ⑤预订时固定确认3件事

   “最终人数最晚什么时候通知”“取消费从哪天开始产生”“是包间还是半包间”。养成每次都问这三点的习惯，麻烦会大幅减少。

会费的定法和零头处理

因会费起争执，原因不是金额高，而是说不清是怎么定的。只要事先告知金额和依据，即使稍高一些也不会有人不满。

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   ①用套餐费＋畅饮＋服务费估算

   加上服务费或座位费，会比预想高出一成左右。忽略这一点，当天就会不够。

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   ②计算人均金额并向上取整

   在AA制计算工具中输入总金额和人数，就能得出人均金额。零头可以选择向上取整、四舍五入或向下取整，但如果不想让组织者垫钱，基本上选向上取整。

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   ③凑成100日元或500日元的整数

   不收4,380日元而收4,500日元。只要省去找零的麻烦，收钱的时间就能减半。

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   ④事先说明多出的钱怎么用

   一开始就说“多出来的钱用于续摊”，就不会有人对多收不满。默默留下余款给人的印象最差。

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   ⑤如果按职位区别收费，要提前告知

   即使有上司多出钱的惯例，也不要当场决定，而是事先与本人确认。

座位和续摊交给“定法”

组织者独断专行会得罪人，大家一起商量又定不下来。这类判断，事先准备好决定方法最为和平。

鬼脚图适合排座位，是因为结果一定一对一对应。像转盘那样每次重新抽的方式，同一个人可能被重复抽中，不适合分配座位或角色。反过来，在“只选一个”的场合，转盘更快。

多人垫付时的结算

在旅行或跨多个场地的聚会中，垫付会分散开来，比如“A付餐费、B付出租车费、C付零食”。这种情况下一个一个结算，转账次数会和人数一样多，十分麻烦。

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   ①把谁付了多少全部写出来

   列出姓名和支付金额。这时先不考虑谁该还给谁。

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   ②总额除以人数，得出每人负担额

   总额÷人数是基准额。支付金额高于基准额的人是收钱方，低于基准额的人是付钱方。

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   ③互相抵消差额

   AA制计算工具的垫付结算功能，会把收钱方和付钱方对应起来，自动算出转账次数最少的组合。

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   ④定好转账期限并告知大家

   定下“本周内”这样的期限。没有期限的话，一定会有一两个人忘记。

5个人中有3人垫付时，直接结算可能要转账6次以上，但互相抵消后，多数情况下3〜4次就够了。次数减少，追踪“还没转账的人”也会轻松很多。

次日要做的事

• 向参加者致谢并分享照片（当天就分享照片会让人高兴）
• 开始结算垫付款（拖一天就不好意思催了）
• 记下餐厅的使用感受（人数、有无包间、实际人均金额）
• 联系没来的人（至少告诉对方下次的候选日期）
• 如有余款，告知金额和用途

尤其是第三条“餐厅笔记”，下次再当组织者时会帮到自己。只要留下一行实际人均金额和这家店最多能容纳多少人，下次的估算就会准确得多。

常见问题

会费定多少比较稳妥？

基本做法是根据套餐费、畅饮和服务费合计的实际费用计算，再向上凑成100日元或500日元的整数。比起金额本身，是否事先告知了金额更影响大家是否满意。

组织者自己的份要付吗？

取决于公司或团体的惯例，但多算一人来收钱、用来抵组织者那一份的做法很普遍。无论哪种，只要事先说明就不会起争执。

有人临时爽约时，会费怎么办？

如果已经过了产生取消费的时间，唯一的防范办法是在通知时写明“○日以后取消要收会费”。事后再收费容易伤和气，所以一定要包含在事先通知中。

有人不喝酒时，会费怎么定？

一般以畅饮的费用为参考，减去1,000日元左右。先用AA制计算工具算出均摊金额，再在此基础上调整，更容易说明。