회의록 쓰는 법｜템플릿과 회의 중에 90% 끝내는 요령

회의록에 꼭 필요한 3가지 요소

회의록은 회의를 재현하는 것이 아닙니다. 나중에 읽는 사람이 알고 싶은 것은 ‘무엇이 정해졌는지’, ‘누가 무엇을 하는지’, ‘왜 그렇게 되었는지’ 3가지뿐입니다. 이 3가지가 적혀 있다면 발언 순서나 표현은 빼도 됩니다.

세 번째인 ‘채택하지 않은 안과 이유’는 생략되기 쉽지만, 나중에 가장 효과가 큽니다. 결정만 남아 있으면 사정을 모르는 사람이 같은 안을 다시 꺼내고, 검토가 처음부터 다시 시작됩니다. ‘A안은 비용이 예산을 넘어 보류’라는 한 줄만 있으면 그 왕복이 사라집니다.

그대로 쓸 수 있는 템플릿

매번 같은 순서로 해 두면 읽는 쪽은 필요한 곳으로 바로 가고, 쓰는 쪽도 칸만 채우면 됩니다. 항목은 다음 8개면 충분합니다.

순서가 중요합니다. 결정 사항과 할 일을 맨 앞 가까이에 두세요. 읽는 사람 대부분은 정해진 것과 자기 숙제만 봅니다. 경위를 위에 길게 쓰면 중요한 부분까지 읽어 주지 않습니다.

• 결정 사항은 ‘~한다’로 끝낸다: ‘~하는 방향으로 검토’는 결정이 아닙니다. 정해지지 않았다면 할 일로 ‘언제까지 누가 정할지’를 적습니다.
• 할 일의 담당은 반드시 개인 이름으로: ‘영업팀에서 대응’이라고 하면 아무도 움직이지 않습니다. 부서가 아니라 사람 이름을 넣으세요.
• 기한은 날짜로 적는다: ‘다음 주까지’가 아니라 ‘9월 17일까지’. 상대적인 표현은 나중에 읽으면 뜻이 달라집니다.
• 문체는 간결한 개조식으로 통일: 높임 표현은 필요 없습니다. 글자 수가 줄고 사실과 의견도 구분하기 쉬워집니다.
• 분량은 30분 회의에 600~1,000자가 기준: 이를 크게 넘는다면 너무 많이 쓰고 있을 가능성이 있습니다.

회의 중에 90%를 끝낸다

회의록이 부담이 되는 것은 회의 뒤에 기억과 녹음으로 다시 구성하기 때문입니다. 회의 중에 채워 가는 방식으로 바꾸면 끝나는 시점에 거의 완성됩니다.

1. 1

   회의 전에 템플릿을 안건까지 채운다

   회의명·일시·참석자·안건은 시작 전에 쓸 수 있습니다. 의제를 그대로 붙여 넣고 안건마다 빈 소제목을 만들어 둡니다. 여기까지 해 두면 당일에는 내용만 끼워 넣으면 됩니다.

2. 2

   화면을 공유하면서 쓴다

   쓰고 있는 내용을 모두에게 보여 주면 그 자리에서 잘못을 지적받을 수 있습니다. 나중에 확인을 주고받는 수고가 사라지고, 참석자는 ‘기록되고 있다’는 것을 알기 때문에 발언도 신중해집니다.

3. 3

   결정과 할 일만 그 자리에서 잡는다

   논의를 전부 따라가지 말고, ‘정해졌다’, ‘가져가서 검토하겠다’는 말이 나온 순간에만 손을 움직입니다. 이야기의 흐름은 나중에 논점을 1~2줄 덧붙이면 충분합니다.

4. 4

   애매하게 넘어갈 것 같으면 말로 확인한다

   ‘방금 건은 김 대리님이 다음 주 금요일까지 견적을 받는 걸로 맞을까요?’라고 확인합니다. 회의록 담당의 특권이자 가장 가치 있는 일입니다. 여기서 확정해 두면 나중에 쓸 수 없는 일이 생기지 않습니다.

5. 5

   끝나기 5분 전에 결정 사항을 읽어 준다

   그 자리에서 모두에게 들려주고 합의를 받습니다. 이견이 있으면 그 자리에서 고칠 수 있고, 확인된 기록으로 배포할 수 있습니다.

덧붙여, 회의록이 매번 길어지는 회의는 회의 자체가 길거나 보고에 시간을 너무 많이 쓰는 경우가 많습니다. 안건마다 실제로 시간을 얼마나 썼는지 기록해 배분으로 바라보면 줄일 수 있는 안건이 보입니다. 시간 배분을 눈에 보이게 해 두면 다음 안건을 다시 짜는 재료가 됩니다.

점검과 공유

회의록의 가치는 속도로 정해집니다. 일주일 뒤에 도착하는 완벽한 문서보다 당일에 도착하는 요점이 더 쓸모 있습니다. 점검은 짧게 끝내세요.

1. 1

   결정 사항과 할 일만 다시 읽는다

   전체를 퇴고할 필요는 없습니다. 실수가 치명적인 곳은 이 두 군데뿐입니다. 담당자 이름과 날짜가 들어 있는지 하나씩 확인합니다.

2. 2

   주어와 서술어가 이어지는지 확인한다

   급하게 쓴 문장은 주어가 중간에 바뀌어 있기도 합니다. 읽어 주기 기능으로 귀로 들으면 눈으로 읽을 때보다 빨리 어색한 곳을 알아챌 수 있습니다.

3. 3

   고유명사와 숫자를 대조한다

   금액·날짜·제품명의 오류는 그대로 다음 작업으로 번집니다. 자료와 맞춰 보세요.

4. 4

   당일에 공유한다

   기억이 생생할 때 배포하면 참석자가 잘못을 알아챌 수 있습니다. 기준은 회의 종료 후 2시간 이내, 늦어도 그날 안입니다.

분량이 적절한지 망설여진다면 한번 글자 수를 세어 보세요. 30분 회의에서 2,000자를 넘는다면 결정과 관계없는 설명이 섞여 있을 가능성이 높습니다. 읽는 사람의 시간도 회의 비용의 일부라고 생각하면 줄일 판단이 쉬워집니다. 글자 수 세는 법은 글자 수 세는 법, 회의 자체를 구성하는 법은 회의 안건 만드는 법에 정리했습니다. 녹음에서 받아 적을 경우 시간이 얼마나 걸리는지는 녹취 시간의 기준으로 가늠할 수 있습니다. 녹취록에서 어떤 화제가 많았는지 보고 싶을 때는 워드 클라우드 만드는 법의 순서대로 단어 횟수를 세어 그림으로 만들 수 있습니다.

자주 묻는 질문

회의록에는 무엇을 써야 하나요?

결정 사항, 할 일(누가·언제까지·무엇을), 주요 논점 3가지가 핵심입니다. 여기에 회의명·일시·참석자·안건·다음 회의 일정을 정해진 항목으로 둡니다. 주주총회나 이사회처럼 규정이 요구하는 경우가 아니면 발언을 그대로 받아 적을 필요는 없습니다. 특히 잊기 쉬운 것이 ‘채택하지 않은 안과 그 이유’로, 이것이 한 줄만 있어도 나중에 같은 이야기가 다시 나오는 것을 막을 수 있습니다.

회의록을 빨리 쓰는 요령이 있나요?

회의 뒤가 아니라 회의 중에 쓰는 것입니다. 회의명·참석자·안건은 시작 전에 채우고, 당일에는 화면을 공유하면서 결정 사항과 할 일만 잡습니다. 논의를 전부 따라가지 말고 ‘정해졌다’, ‘가져가서 검토하겠다’는 말이 나왔을 때만 손을 움직이세요. 애매하게 넘어갈 것 같으면 그 자리에서 ‘◯◯ 님이 금요일까지, 맞나요?’라고 말해 확정합니다.

회의록은 어느 정도 분량이 적당한가요?

30분 회의에 600~1,000자 정도가 기준입니다. 이를 크게 넘는다면 결정과 관계없는 설명이나 발언을 옮겨 적은 부분이 섞여 있을 가능성이 있습니다. 읽는 사람 대부분은 결정 사항과 자기 숙제만 보기 때문에, 길이보다 그 두 가지가 맨 앞에 있어 찾기 쉬운지가 더 중요합니다.

회의록은 언제까지 공유해야 하나요?

회의 당일, 가능하면 종료 후 2시간 이내입니다. 완벽함보다 속도가 가치를 만듭니다. 기억이 생생할 때 배포하면 참석자가 잘못을 알아챌 수 있고 할 일 착수도 빨라집니다. 회의 중에 화면을 공유하며 쓰고, 끝나기 5분 전에 결정 사항을 읽어 합의를 받아 두면 그대로 배포할 수 있는 상태가 됩니다.