해외와의 회의 시간 정하는 법: 시차를 고려한 일정 조율 순서

먼저 ‘겹치는 시간’이 얼마나 되는지 알아본다

회의 시간을 정하는 작업은 시차 빼기가 아니라 겹치는 부분을 찾는 작업입니다. 상대의 근무 시간(대략 9~18시)을 일본 시간으로 바꾸면 고를 수 있는 시간의 폭이 한눈에 보입니다.

이 표를 보면 지역별 난이도가 분명해집니다. 아시아·오세아니아는 낮 시간에 그대로 겹칩니다. 유럽은 일본의 저녁 이후에만 접점이 있습니다. 그리고 미국 동부는 서로 평소 근무 시간끼리는 거의 겹치지 않습니다.

회의 시간을 정하는 순서

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   1. 상대의 도시를 특정한다

   ‘미국’이 아니라 ‘뉴욕’, ‘로스앤젤레스’까지 확인합니다. 같은 나라 안에서도 시차가 있어 미국 동부와 서부는 3시간 차이가 납니다.

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   2. 지금 현지 시각을 직접 본다

   세계 시차 도구로 상대 도시의 현재 시각을 확인합니다. 서머타임을 포함한 ‘지금의 시차’가 그대로 표시되므로 여름인지 겨울인지 직접 판단할 필요가 없습니다.

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   3. 후보를 2~3개 낸다

   하나만 제안하면 주고받는 횟수가 늘어납니다. 상대의 오전과 오후에서 하나씩처럼 성격이 다른 후보를 여러 개 내면 한 번에 정해지기 쉽습니다.

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   4. 날짜가 바뀌는 지점에 주의해 적는다

   시차가 큰 상대라면 일본의 화요일 밤이 상대의 화요일 아침, 일본의 수요일 아침이 상대의 화요일 저녁이 됩니다. 요일을 반드시 양쪽 다 적어 주세요.

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   5. 캘린더 초대로 확정한다

   최종 확정은 말이나 메일 본문이 아니라 캘린더 초대로 합니다. 초대는 각자 기기의 시간대로 표시되므로 변환 실수가 생기지 않습니다.

4번의 날짜 어긋남은 시차 문제 중에서도 되돌리기 어려운 부류입니다. 상대가 하루 다른 날에 회의에 들어오면 그만큼 납기도 늦어집니다. 요일과 날짜를 함께 적는 습관을 들이세요.

초대에 적어야 할 세 가지 표기

본문에 시각을 적을 때는 다음 세 가지를 나란히 적으면 오해가 거의 사라집니다. 하나만 적으면 읽는 사람이 잘못 변환할 여지가 남습니다.

• 상대의 현지 시각: 상대가 일정을 판단하기 위한 시각. 요일과 날짜도 덧붙인다
• 일본 시간(JST): 자신과 사내 멤버의 기준
• UTC 표기: 제3국 멤버가 섞였을 때의 공통 언어

서머타임 전환으로 정기 회의가 무너진다

매주 같은 시간으로 잡아 둔 정기 회의가 어느 주부터 갑자기 1시간 어긋난다. 원인은 대부분 서머타임입니다. 일본에는 서머타임이 없어서 상대 쪽만 움직이고, 시차 자체가 바뀝니다.

• 유럽: 3월 마지막 일요일에 시작해 10월 마지막 일요일에 종료. 런던은 −9h에서 −8h로, 파리·베를린은 −8h에서 −7h로
• 북미: 3월 둘째 일요일에 시작해 11월 첫째 일요일에 종료. 뉴욕은 −14h에서 −13h로
• 호주(시드니): 10월 초부터 4월 초까지. 일본과의 차이는 +1h에서 +2h로
• 실시하지 않는 나라: 일본, 한국, 중국, 인도, 싱가포르, UAE, 러시아 등

까다로운 점은 전환일이 지역마다 다르다는 것입니다. 3월 둘째 일요일부터 마지막 일요일까지 약 2주 동안은 북미만 서머타임에 들어가 있는 상태가 됩니다. 이 기간에만 평소의 시차가 통하지 않습니다.

부담이 한쪽으로 쏠리지 않게 하는 방법

시차가 있는 회의에서는 반드시 어느 한쪽이 이른 아침이나 늦은 밤을 떠안습니다. 그게 매번 같은 쪽이면 조용히 불만이 쌓입니다. 운영으로 고르게 하는 것이 현실적인 해결책입니다.

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   이른 시간과 늦은 시간을 돌아가며 맡는다

   격주로 교대하거나 달마다 바꾸면 공평한 느낌을 유지할 수 있습니다. 처음에 “돌아가면서 합시다”라고 선언해 두는 것이 요령입니다.

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   전원이 참석하는 회의를 줄인다

   공유만 하는 안건은 녹화와 회의록으로 대신합니다. 모두가 동시에 모여야 하는 것은 의사 결정과 논의뿐입니다.

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   회의 전에 자료를 나눠 준다

   늦은 밤이나 이른 아침 회의는 집중력이 떨어집니다. 미리 읽고 질문을 가져오는 형태로 하면 회의 시간 자체를 줄일 수 있습니다.

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   회의를 30분 단위로 설계한다

   시차가 있는 회의는 60분 한 번보다 30분 두 번이 부담이 가볍습니다. 시간 사용을 시각화해 주당 심야 회의의 총량을 파악해 두면 조율하기 쉬워집니다.

• 상대국의 공휴일을 먼저 확인한다(설 연휴, 일본의 골든위크, 추수감사절, 크리스마스 휴가 등 긴 연휴는 특히 주의)
• 금요일 저녁은 피한다. 다음 주까지 답이 오지 않는다
• 심야 시간대 회의는 녹화를 남겨 다음 날 확인할 수 있게 한다
• 첫 회의만큼은 5분 전에 들어가 연결과 음성을 확인할 시간을 갖는다

자주 묻는 질문

시차 계산은 어떻게 하면 틀리지 않나요?

직접 더하고 빼지 말고 현지 시각을 그대로 보여 주는 도구로 확인하는 것이 확실합니다. 서머타임 실시 여부를 포함한 현재의 시차가 표시되므로 계절 때문에 생기는 판단 실수를 피할 수 있습니다.

캘린더 초대만 보내면 시차를 적지 않아도 되나요?

초대 자체는 각자의 시간대로 표시되어 정확하지만, 본문에 현지 시각과 일본 시간을 함께 적어 두면 초대를 보지 않고 메일만 읽은 사람의 착각을 막을 수 있습니다.

미국과의 회의는 보통 몇 시로 잡나요?

동부와 할 경우 일본 아침 8~9시(상대의 전날 저녁)나 일본 밤 23시 전후(상대의 오전)가 현실적인 선택지입니다. 어느 쪽이든 한쪽이 근무 시간 밖이 되므로 돌아가며 맡는 것이 바람직합니다.

인도와의 3.5시간 차이는 어떻게 다루면 되나요?

인도는 UTC+5:30이라 일본과의 차이가 3.5시간으로 30분 단위가 됩니다. 일본 시간으로 10:00이나 14:00처럼 딱 떨어지는 시각으로 잡으면 상대 쪽은 6:30이나 10:30이 됩니다. 상대 쪽 시각도 딱 떨어지게 하고 싶다면 일본 시간을 30분 옮기세요.