타임 블로킹 하는 법｜작업 시간을 먼저 일정에 넣고 지킨다

타임 블로킹이란

타임 블로킹은 캘린더에 작업 자체를 일정으로 넣어 시간을 먼저 확보하는 방법입니다. 캘린더에 회의만 들어 있으면 비어 있는 시간은 모두 ‘누구나 넣을 수 있는 시간’이 됩니다. 작업을 일정으로 넣으면 그 시간은 채워진 시간으로 바뀝니다.

이 네 가지는 서로 충돌하지 않습니다. 할 일 목록으로 후보를 내고, 타임 블로킹으로 블록을 잡고, 그 블록 안의 진행 방식을 뽀모도로로 나누는 조합이 잘 맞물립니다. 잘 안 될 때는 어느 층이 빠져 있는지 보세요. ‘무엇을 할지는 정해졌는데 진척되지 않는다’면 부족한 것은 블록입니다.

짜는 순서

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   움직일 수 없는 일정을 먼저 채운다

   회의, 출퇴근, 식사, 수면. 움직일 수 없는 것을 일주일 치 넣으면 실제로 쓸 수 있는 시간이 보입니다. 이 단계를 건너뛰고 작업 블록부터 넣으면 반드시 현실과 맞지 않습니다.

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   할 일을 시간 단위로 바꾼다

   ‘자료 만들기’가 아니라 ‘자료 구성 정하기(60분)’로 합니다. 소요 시간을 말할 수 없는 할 일은 분해가 부족하거나, 무엇을 하면 끝인지가 정해지지 않은 것입니다. 분해가 먼저입니다.

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   큰 블록을 하루에 하나 확보한다

   90~120분짜리 끊기지 않는 블록을 하루에 하나 둡니다. 생각하는 작업은 시동이 걸리는 데 시간이 걸리므로 15분짜리 틈을 아무리 모아도 대신할 수 없습니다. 오전에 이 블록을 둘 수 있는 날은 그것을 최우선으로 합니다.

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   하루의 30%를 비워 둔다

   어림은 짧게 나오는 것이 보통입니다. 모든 시간을 채우면 하나가 무너지는 순간 전부가 밀립니다. 빈 시간은 낭비가 아니라 당일의 변화를 흡수하는 장치로 두세요.

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   전날 끝무렵에 다음 날을 짠다

   아침에 짜면 짜는 작업 자체가 아침 시간을 잡아먹습니다. 전날 끝무렵에 15분을 들여 다음 날을 배치하면 업무 시작과 동시에 움직일 수 있습니다.

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   끝나면 실적으로 고쳐 쓴다

   예정대로 되지 않은 블록은 실제로 쓴 시간으로 덮어씁니다. 어림의 정확도는 기록으로만 올라갑니다. 이 수고를 들이느냐에 따라 2주째 이후의 정확도가 달라집니다.

어림이 빗나가지 않게 하는 근거

‘대략 1시간’으로 둔 블록은 자주 빗나갑니다. 작업 중 분량에서 역산할 수 있는 것은 계산해 버리는 편이 안정적입니다.

원고나 자료의 길이는 글자 수 세기로 셀 수 있습니다. 쓰는 블록을 잡을 때 ‘3,000자니까 2~3시간’, 읽는 블록을 잡을 때 ‘5,000자니까 10분 남짓’이라고 둘 수 있게 되면 당일의 어긋남이 작아집니다. 분량에서 역산할 수 없는 작업은 과거에 몇 회분의 구간으로 끝났는지를 근거로 삼습니다. 집중 타이머로 작업별 횟수를 기록해 두면 ‘이 작업은 4회＝휴식 포함 2시간’처럼 블록의 길이를 그대로 낼 수 있습니다.

• 처음 하는 작업은 경험이 있는 작업의 1.5~2배로 둡니다. 방법을 찾아보는 시간이 들어가기 때문입니다.
• 확인 대기가 끼는 작업은 한 블록에서 끝내려 하지 않습니다. 넘기는 데까지로 블록을 끊고, 답이 돌아온 뒤의 작업은 다른 블록으로 합니다.
• ‘30분이면 끝날’ 자잘한 할 일은 따로 블록을 만들지 않고 한 블록에 모읍니다. 전환할 때마다 시동 시간이 듭니다.
• 블록 이름에 동사를 넣습니다. ‘기획서’가 아니라 ‘기획서 뼈대 쓰기’. 시작할 때 무엇을 할지 다시 생각하지 않아도 됩니다.

무너졌을 때 되돌리는 법

끼어드는 일은 반드시 생깁니다. 타임 블로킹이 이어지지 않게 되는 것은 무너졌을 때의 처리를 정해 두지 않았기 때문입니다.

• 끼어드는 일이 생기면 블록을 지우지 말고 옮깁니다. 지우면 ‘하지 않음’으로 바뀌어 버립니다.
• 같은 블록이 세 번 밀리면 그 할 일을 의심합니다. 분해가 부족하거나 애초에 우선순위가 낮거나 둘 중 하나입니다.
• 회의로 꽉 찬 날은 무리하게 작업 블록을 만들지 않습니다. 넣어도 사라질 뿐이니 다음 날로 넘깁니다.
• 예비 블록을 주 후반에 하나 둡니다. 넘친 것의 행선지를 미리 마련해 두면 당일의 판단이 줄어듭니다.
• 공유 캘린더에서는 작업 블록에도 구체적인 제목을 넣습니다. ‘작업’이라고만 적힌 블록은 옮겨집니다.

일주일에 한 번 돌아보기

짜기만 해서는 정확도가 올라가지 않습니다. 일주일에 15분만 예정과 실적을 비교하는 시간을 갖습니다.

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   예정과 실적을 나란히 본다

   어느 블록을 지켰고 어느 블록이 밀렸는지 봅니다. 지키지 못한 블록에 공통점이 있다면 두는 시간대가 맞지 않을 가능성이 있습니다.

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   카테고리별로 합계를 낸다

   회의, 작업, 이동, 잡무. 분류는 5~8개로 줄입니다. 너무 잘게 나누면 집계가 이어지지 않습니다.

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   그래프로 만들어 치우침을 본다

   24시간 사용법 도구에 항목과 시간을 넣으면 원그래프나 누적 막대, 한 칸 15분짜리 24칸 표시로 배분을 확인할 수 있습니다. 최대 8개 항목까지 넣을 수 있고 PNG 이미지로 저장할 수 있으니 주마다 나란히 놓고 비교할 수 있습니다.

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   다음 주에는 블록을 하나만 바꾼다

   전부 다시 짜면 무엇이 효과가 있었는지 알 수 없습니다. 큰 블록의 시간대를 옮긴다, 회의를 하나 거절한다 같은 변경을 하나로 좁힙니다.

이어지지 않는 원인은 대개 일정을 너무 잘게 짜는 데 있습니다. 15분 단위로 하루를 채운 표는 만든 날은 성취감이 있지만 다음 날에는 무너져 있습니다. 움직일 수 없는 일정과 하루 하나의 큰 블록, 그리고 모음 블록 하나. 이 세 가지만으로 시작해도 할 일 목록만 있는 상태와는 크게 달라집니다.

자주 묻는 질문

타임 블로킹이란 무엇인가요?

캘린더에 작업 자체를 일정으로 넣어 시간을 먼저 확보하는 시간 관리 방법입니다. 할 일 목록이 ‘무엇을 할지’를 정하는 데 비해, 타임 블로킹은 ‘언제, 얼마나 할지’를 정합니다. 캘린더에 회의만 들어 있으면 빈 시간이 누구나 넣을 수 있는 시간이 되지만, 작업을 일정으로 두면 그 시간을 지킬 근거가 생깁니다. 블록 안의 진행 방식은 뽀모도로 등과 조합할 수 있습니다.

예정대로 진행되지 않을 때는 어떻게 하면 되나요?

블록을 지우지 말고 다른 날로 옮기고, 실적을 실제로 쓴 시간으로 고쳐 씁니다. 어림의 정확도는 기록으로만 올라가므로 빗나간 기록이야말로 남길 가치가 있습니다. 첫 일주일은 80%가 무너진다는 전제로 괜찮습니다. 거기서 알 수 있는 것은 자신의 어림이 몇 배 빗나가는지라는 계수입니다. 하루의 30% 정도를 비워 두고 주 후반에 예비 블록을 하나 두면 넘친 것의 행선지로 곤란하지 않습니다.

타임 블로킹과 뽀모도로 중 어느 것이 좋은가요?

역할이 다르므로 함께 쓸 수 있습니다. 타임 블로킹은 작업 시간을 캘린더에 확보하는 방법이고, 뽀모도로는 확보한 시간 안을 어떻게 나눠 진행할지의 방법입니다. ‘할 일은 정해졌는데 시간을 낼 수 없다’면 부족한 것은 블록이니 타임 블로킹, ‘시간은 있는데 집중이 이어지지 않는다’면 나누는 방식의 문제이니 뽀모도로가 효과적입니다.

하루에 작업 블록을 얼마나 넣으면 되나요?

움직일 수 없는 일정을 뺀 시간 중 70% 정도까지로 그치는 것이 기준입니다. 나머지는 끼어드는 일과 어림의 어긋남을 흡수하는 여백으로 비워 둡니다. 우선은 90~120분짜리 끊기지 않는 블록을 하루에 하나와, 자잘한 작업을 모은 블록을 하나 두는 형태로 충분합니다. 모든 시간을 채우면 하나가 길어지기만 해도 뒤가 전부 밀리고, 다시 짜는 수고 때문에 운용 자체를 그만두기 쉽습니다.