프레젠테이션 시간 배분 정하는 법: 시간별 슬라이드 장수와 원고 글자 수

시간 배분은 주어진 시간에서 역산해 정한다

슬라이드를 만든 뒤에 시간을 재면 대개 넘칩니다. 만들면서 ‘이것도 설명하고 싶다’가 쌓이기 때문입니다. 순서를 바꿔 주어진 시간에서 말할 수 있는 분량을 먼저 확정하면, 만드는 단계에서 들어가지 않는 정보를 뺄 수 있습니다.

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   주어진 시간에서 질의응답을 뺀다

   ‘20분’이라는 말을 들으면 그것이 발표만인지 질의응답을 포함하는지 먼저 확인합니다. 포함이라면 발표는 15분 안팎으로 설계합니다.

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   말할 수 있는 글자 수를 낸다

   일본어 1분 300자를 기준으로, 발표 시간 × 300자가 원고 총량입니다. 15분이면 4,500자 안팎입니다.

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   부분별로 시간을 나눈다

   먼저 도입·본론·정리 셋으로 나누고, 각각의 몫을 분 단위로 정합니다. 여기서 정한 시간이 각 부분에 쓸 수 있는 슬라이드 장수의 상한이 됩니다.

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   슬라이드 장수로 옮긴다

   1장에 1분 안팎이 표준입니다. 표지나 목차처럼 몇 초만 보여 주는 장은 이 계산에서 뺍니다.

주어진 시간별 기준

글자 수는 글자·단어 수 세기로 확인할 수 있습니다. 원고를 붙여 넣으면 공백 포함·제외 글자 수가 함께 나오니, 말할 분량을 파악할 때는 공백을 뺀 값을 보세요. 1분 300자는 차분하게 말할 때의 속도이며, 긴장해서 빨라지면 400자 가까이 나아가기도 합니다.

부분별 배분의 틀

전체 비율을 미리 정해 두면 어디를 두껍게 할지 망설이지 않게 됩니다. 목적별로 쓰기 좋은 비율을 소개합니다.

어떤 틀이든 정리에는 15% 정도를 꼭 남겨 둡니다. 시간이 밀릴 때 가장 먼저 잘리는 것이 정리지만, 청중의 기억에 남는 것은 마지막 1분입니다. 여기를 줄일 바에는 본론의 사례를 하나 빼세요.

배분이 잘 그려지지 않을 때는 24시간 사용법 도구의 원그래프에 항목과 시간을 넣어 보면 비율이 그대로 그림이 됩니다. 분 단위로 입력하면 어느 부분이 부풀었는지 한눈에 보입니다.

시간을 넘길 때 줄이는 법

리허설에서 시간을 넘겼을 때 말을 빠르게 해서 맞추는 것은 가장 피해야 할 대응입니다. 빠른 말은 알아듣기 어려운 데다 실전의 긴장으로 더 무너집니다. 분량 자체를 줄이세요.

• 전제 설명을 줄인다. 청중이 이미 아는 배경은 한마디만 언급해도 충분하다
• 근거의 수를 줄인다. 3개를 들었다면 가장 약한 것을 뺀다
• 사례는 하나로 좁힌다. 비슷한 사례를 늘어놓아도 설득력은 크게 늘지 않는다
• 슬라이드의 글을 그대로 읽지 않는다. 적힌 것은 읽게 두고, 말로는 보충을 한다
• 세세한 수치는 자료로 돌린다. 말로는 대략적인 수와 경향만 전한다
• 상세 슬라이드는 부록으로 옮긴다. 질문이 나왔을 때만 보여 준다

리허설 진행법

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   시간을 재며 처음부터 끝까지 한 번 말한다

   멈추지 않고 끝까지 말합니다. 막힌 곳은 메모만 하고 그 자리에서 고치지 않습니다. 먼저 전체의 실측값을 얻는 것이 목적입니다.

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   부분별 시간을 기록한다

   도입·본론·정리에 각각 몇 분 걸렸는지 적습니다. 계획과 비교하면 넘치는 곳을 찾을 수 있습니다.

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   넘치는 부분만 줄인다

   전체를 고르게 줄일 필요는 없습니다. 예정보다 길어진 부분부터, 앞 절의 기준으로 정보를 뺍니다.

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   다시 한번 처음부터 끝까지 한다

   줄인 상태로 다시 재서 주어진 시간의 90% 정도에 들어가면 충분합니다. 실전에서는 설명이 늘어나기 쉬우니 10%의 여백을 남겨 둡니다.

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   중간 점검 지점을 정한다

   ‘10분 시점에 이 슬라이드’ 같은 표시를 2~3곳 정해 둡니다. 실전에서 시계를 봤을 때 늦었는지 빠른지 바로 판단할 수 있습니다.

실전에서 조정할 수 있는 폭은 생각보다 작습니다. 중간 점검에서 늦었음을 알았다면 말을 빠르게 하지 말고 건너뛸 슬라이드를 그 자리에서 정하세요. 미리 ‘밀리면 여기를 건너뛴다’고 정한 장이 있으면 망설이지 않습니다.

실전에서 시간 안에 끝내기 위한 준비

• 시계는 손 닿는 곳에 둔다. 행사장 시계를 찾는 동작은 눈에 띄고 집중도 끊긴다
• 처음에 결론을 말해 둔다. 시간이 밀려도 전하고 싶은 것은 이미 전해진 상태가 된다
• 건너뛸 후보 슬라이드를 미리 정해 둔다. 당일 그 자리에서 고르지 않는다
• 질문이 길어질 때 ‘나중에 따로 말씀드리겠습니다’처럼 마무리할 한마디를 준비해 둔다
• 연결과 파일 확인은 시작 전에 끝낸다. 여기서 몇 분을 쓰면 배분이 무너진다
• 자기소개는 30초 이내로 끝낸다. 시간이 짧을수록 이 부분이 줄일 대상이 된다

시간 안에 끝내는 것은 내용의 질만큼 평가에 영향을 줍니다. 예정보다 1분 일찍 끝나는 발표는 꼼꼼히 준비했다는 인상을 주지만, 3분을 넘기면 내용이 좋아도 진행의 문제로 받아들여집니다. 10%의 여백을 남기는 설계를 기본으로 삼으세요.

자주 묻는 질문

5분 발표는 슬라이드 몇 장이 기준인가요?

내용 슬라이드 5~6장이 기준입니다. 1장에 1분 안팎으로 말하는 계산입니다. 표지나 목차처럼 몇 초만 보여 주는 장은 따로 세세요. 일본어 원고로 치면 1,500자 안팎이며, 이를 넘으면 말이 빨라지거나 시간을 넘기게 됩니다.

발표 원고의 글자 수는 어떻게 정하나요?

일본어 1분 300자를 기준으로 발표 시간을 곱해 구합니다. 10분이면 약 3,000자입니다. 원고를 글자·단어 수 세기에 붙여 넣으면 실제 글자 수를 바로 알 수 있으니, 다 쓴 뒤 기준과 비교해 조정하세요. 긴장해서 빨라지는 몫을 감안해 기준의 90% 정도로 줄여 두면 안전합니다.

리허설에서 시간을 넘기면 어떻게 하나요?

말을 빠르게 하지 말고 정보 자체를 줄입니다. 전제 설명을 짧게 하고, 근거를 3개에서 2개로 줄이고, 사례를 하나로 좁히는 방법이 효과적입니다. 상세 슬라이드를 부록으로 옮겨 질문이 나왔을 때만 보여 주면 내용을 버리지 않고 시간을 줄일 수 있습니다.

질의응답 시간은 얼마나 잡아야 하나요?

전체 시간의 20~30%가 기준입니다. 20분이라면 발표 15분, 질의응답 5분 정도입니다. 먼저 주최 측에 ‘주어진 시간이 질의응답을 포함하는지’ 확인하고, 포함이라면 질의응답 몫을 먼저 뺀 뒤 발표 구성을 짜세요.