회의 안건 만드는 법: 시간 배분까지 적어 예정대로 끝내기

안건에 꼭 넣을 5가지 항목

안건 이름만 나열한 것은 목차이지 회의 안건표가 아닙니다. 참석자가 준비할 수 있고 당일 헤매지 않으려면, 안건마다 다음 5가지가 갖춰져 있어야 합니다.

이 가운데 가장 효과가 큰 것은 ‘목표’입니다. 같은 안건이라도 결정할지 의견을 모을지에 따라 진행 방식이 달라집니다. ‘결정’이라고 적혀 있으면 시간이 되면 정해야 한다는 것을 모두가 알고, ‘공유’라고 적혀 있으면 논의를 시작하지 않아도 됩니다. 목표 칸에는 결정·논의·공유·보고 중 하나를 한 단어로 적으세요.

시간 배분을 정하는 법

안건을 늘어놓은 뒤 시간을 더해 가면 대개 회의 시간을 넘깁니다. 반대로 쓸 수 있는 총량을 먼저 정하고 거기서 나누는 편이 현실적인 계획이 됩니다.

1. 1

   회의 시간에서 여유분을 뺀다

   60분 회의라면 실제로 안건에 쓸 수 있는 시간은 50분 정도입니다. 시작 직후의 준비와 끝부분의 정리·다음 행동 확인에 합쳐서 10분은 필요합니다. 이를 감안하지 않으면 반드시 길어집니다.

2. 2

   안건마다 필요한 분 수를 어림한다

   설명에 걸리는 시간과 질의·논의에 걸리는 시간을 나눠서 생각합니다. 경험상 논의는 설명과 같거나 그 이상 걸립니다. 설명이 5분인 안건이라면 합계 10분은 잡아 두어야 합니다.

3. 3

   합계를 내고 넘치는 만큼 줄인다

   더해서 여유를 넘으면 안건을 줄입니다. 시간을 줄이는 것이 아니라 안건 자체를 다음으로 넘기는 것이 정답입니다. 전부를 얇게 다루면 아무것도 정해지지 않습니다.

4. 4

   배분을 눈으로 보며 쏠림을 확인한다

   숫자만 나열되어 있으면 쏠림을 알아채기 어렵습니다. 시간 배분을 원그래프 같은 형태로 보면 보고에 절반 이상을 쓰는 상태를 바로 알 수 있습니다. 시간 배분을 시각화하는 도구에 안건과 분 수를 넣어 비율로 살펴보세요.

5. 5

   안건표에 시작 시각을 적는다

   ‘15분’이 아니라 ‘10:05-10:20’이라고 적습니다. 소요 시간만 적으면 지연이 쌓이는 것을 아무도 알아채지 못합니다. 시각으로 적으면 그 자리에서 어긋남이 보입니다.

기준으로, 보고·공유가 전체의 3분의 1을 넘으면 그 부분을 자료 배포로 대신할 수 없는지 검토하세요. 읽으면 아는 내용을 읽어 주는 시간은 참석자 수만큼 소모됩니다. 10명이 참석하는 회의의 10분은 100분어치 인건비입니다.

회의 중에 시간대로 진행하기

배분을 정해도 당일 지켜지지 않으면 의미가 없습니다. 지키기 위한 장치는 진행자의 의지가 아니라 구조에 둡니다.

• 남은 시간을 모두에게 보여 준다: 진행자만 시계를 보고 있으면 끊는 것이 진행자의 판단처럼 보입니다. 화면 공유로 타이머를 띄워 두면 시간이 된 것을 모두가 동시에 압니다. 집중 타이머의 ‘크게 표시’는 남은 시간만 나오는 화면이어서 그대로 공유할 수 있습니다. 종료 2분 전에 짧게 울리는 예고도 설정할 수 있습니다.
• 안건을 시작할 때 목표를 읽어 준다: ‘이 안건은 10분이고 다음 달 담당을 정합니다’라고 처음에 말하기만 해도 이야기가 덜 샙니다.
• 2분 남았을 때 ‘결정으로 들어갑니다’라고 선언한다: 종료 시각에 딱 맞춰 끊으면 강압적으로 보입니다. 2분 전에 예고하면 결론으로 향하는 신호가 됩니다.
• 정해지지 않은 것은 가져갈 곳을 정한다: 그 자리에서 정해지지 않는 안건은 연장하지 말고 ‘누가, 언제까지, 무엇을 가져올지’만 정하고 다음으로 넘어갑니다.
• 샌 이야기는 따로 적어 둔다: 중요하지만 이번 안건이 아닌 이야기는 그 자리에서 없애지 말고 목록에 남깁니다. 버려지지 않았다는 것을 알면 말한 사람도 물러설 수 있습니다.

회의가 길어질 때 흔한 원인

매번 길어지는 회의에는 대개 정해진 원인이 있습니다. 안건표를 쓰는 법보다 회의 설계 자체를 의심하는 편이 빠를 때도 있습니다.

회의가 길어지는 것 자체보다 길어진 시간이 인원수 배로 사라지는 것이 더 큰 문제입니다. 무엇에 얼마나 썼는지 몇 번 기록해 보면 줄여야 할 곳이 구체적으로 보입니다. 실제 사용 내역을 몇 차례 돌아본 뒤 배분을 다시 짜면 다음 안건표는 현실에 가까워집니다. 회의록 쓰는 법은 회의록 쓰는 법, 기록한 시간을 돌아보는 법은 시간 사용을 돌아보는 법에서 다룹니다.

자주 묻는 질문

회의 안건표에는 무엇을 적어야 하나요?

안건 이름만으로는 부족합니다. 안건마다 안건 이름, 목표(결정·논의·공유·보고 중 하나), 시간, 담당, 미리 읽어 둘 자료의 5가지를 적으세요. 특히 목표가 효과적입니다. 정할 것인지 공유할 것인지 적혀 있으면 논의를 끝내는 방식을 모두가 알게 되어 시간이 되었을 때 끊기 쉬워집니다.

회의 시간 배분은 어떻게 정하면 되나요?

안건을 늘어놓고 더하는 것이 아니라 쓸 수 있는 총량을 먼저 정하고 나눕니다. 60분 회의라면 시작과 정리에 10분을 잡고 안건에 쓸 수 있는 시간은 50분으로 생각하세요. 논의는 설명과 같거나 그 이상 걸리므로 설명이 5분인 안건은 합계 10분을 잡습니다. 합계가 넘으면 시간을 줄이지 말고 안건을 다음으로 넘깁니다.

안건표를 만들어도 회의가 길어집니다.

소요 시간이 아니라 시작 시각을 적으면 지연이 쌓이는 것을 그 자리에서 알 수 있습니다. 남은 시간을 화면 공유로 모두에게 보여 주면 끊는 것이 진행자의 판단이 아니라 사실로 받아들여집니다. 종료 2분 전에 ‘결정으로 들어갑니다’라고 예고하는 것도 효과적입니다. 그래도 매번 길어진다면 결정할 사람의 부재, 너무 많은 참석자 같은 설계 쪽 원인을 의심하세요.

보고만 하는 안건이 필요한가요?

읽으면 아는 내용이라면 자료 공유로 대신할 수 있습니다. 보고·공유가 회의 시간의 3분의 1을 넘으면 재검토할 때입니다. 10명이 참석하는 회의의 10분은 100분어치의 시간을 쓰는 것입니다. 회의 시간은 모두가 그 자리에 있어야 진행되는 일, 즉 논의와 결정에 쓰는 것이 기본입니다.