일본 서류 보존 기간 일람과 기산일｜장부·영수증은 7년인가 10년인가, 언제부터 세어 올해는 몇 년도분까지 버릴 수 있나

결론: 틀리기 쉬운 것은 "몇 년"이 아니라 "언제부터"

서류 보존 기간에서 가장 흔한 실수는 연수가 아니라 세기 시작하는 날(기산일)입니다. 법인의 장부와 영수증의 "7년"은 일본 법인세법에서 "확정신고서 제출 기한의 다음 날부터"로 정해져 있습니다. 결산일 다음 날부터가 아닙니다. 3월 결산 회사라면 신고 기한이 5월 31일이므로, 2025년 3월기 서류는 2025년 6월 1일부터 세어 2032년 5월 31일까지 보존합니다. 결산일부터 세어 2032년 3월 31일에 버리면 2개월 너무 이른 셈이 됩니다.

• 법인의 장부·결산 서류·영수증이나 청구서 등 거래 서류: 법인세법상 7년. 기산일은 신고 기한의 다음 날. 결손금 이월공제를 쓰는 사업연도는 10년.
• 회사의 회계장부와 계산서류(대차대조표·손익계산서 등): 회사법상 10년. 기산일은 장부 폐쇄 시(계산서류는 작성한 때). 주식회사 등은 법인세법보다 긴 이쪽이 기준이 됩니다.
• 주주총회 의사록·이사회 의사록: 회사법상 개최일부터 10년.
• 개인사업자: 다음 해 3월 15일(확정신고 기한)의 다음 날부터 세어 장부는 7년, 청구서·견적서·계약서 등은 5년. 청색신고의 영수증이나 통장 등은 7년(전전년분 소득이 300만 엔 이하라면 5년).
• 노동자 명부·임금대장·출근부 등: 노동기준법상 5년. 경과조치로 당분간은 3년이면 됩니다. 기산일은 퇴직일이나 마지막으로 기입한 날 등 서류마다 다릅니다.
• 고용보험 4년/2년, 건강보험·후생연금 2년, 산재보험 3년, 건강진단 개인표 5년, 부양공제 등 신고서 7년.

보존 기간은 "그날까지 보존하면 법률상 의무를 다한 것"이 되는 최소한의 기간입니다. 기간이 지난 서류를 버릴 의무는 없지만, 버려도 되는 날을 정확히 알아 두면 창고나 공유 폴더가 오래된 서류로 넘쳐나는 것을 막을 수 있습니다. 아래에서 서류별 연수와 기산일, 만료일을 세는 법을 차례로 살펴봅니다.

서류 보존 기간 일람(법인·개인사업자·노무)

주요 서류의 보존 기간과 기산일, 근거 법률을 일람으로 정리했습니다. 같은 서류에 여러 법률이 적용될 때는 긴 쪽까지 보존합니다.

표의 "기산일"은 세기 시작하는 기준일입니다. 일본 법률에서는 기간이 하루 도중에 시작될 때 첫날을 세지 않고 다음 날부터 셉니다(민법 제140조). 예를 들어 2025년 3월 31일에 퇴직한 사람의 노동자 명부는 4월 1일부터 세어 5년이므로 2030년 3월 31일까지입니다. 법인세법과 소득세법은 처음부터 "제출 기한의 다음 날부터"로 정해 두었으므로, 기한 다음 날을 그대로 1일째로 셉니다.

기산일은 어디인가: 결산일·신고 기한·3월 15일

기산일은 서류의 주인과 법률에 따라 정해집니다. 법인의 세무 서류는 신고 기한의 다음 날, 회사법 서류는 결산일의 다음 날, 개인사업자는 다음 해 3월 16일부터입니다. 같은 "2025년도 장부"라도 어느 법률로 세느냐에 따라 보존 기한이 이만큼 달라집니다.

표의 "2025년분"은 법인이라면 2025년에 끝난 사업연도(3월 결산이면 2024년 4월~2025년 3월), 개인사업자라면 2025년 1월~12월분입니다. 3월 결산 회사에서는 법인세법 7년(2032년 5월 31일)보다 회사법 10년(2035년 3월 31일)이 더 길기 때문에 회계장부는 2035년 3월 31일까지 남깁니다. 결손금이 있는 연도만은 법인세법 10년이 2개월 더 길어 2035년 5월 31일까지입니다.

법인의 신고 기한은 사업연도가 끝난 날의 다음 날부터 2개월입니다. 결산월별 신고 기한은 다음과 같고, 보존 기간은 그 다음 날부터 셉니다.

법인 서류: 7년과 10년 중 어느 쪽을 지키나

법인 서류에는 세무조사에 대비하는 법인세법과, 회사 재산의 기록을 남기게 하는 회사법 두 가지가 적용됩니다. 어느 한쪽만 지키면 되는 것이 아니라, 둘 다 충족하는 긴 쪽 기간이 실제 보존 기간입니다.

• 법인세법: 장부와 거래에 관해 작성하거나 받은 서류(결산 서류·영수증·청구서·견적서·계약서·납품서 등)를 신고 기한의 다음 날부터 7년.
• 결손금이 있는 사업연도: 2018년 4월 1일 이후 시작한 사업연도에 적자(결손금)가 나서 그것을 이후 연도로 이월해 소득에서 공제하는 경우, 그 연도의 장부 서류는 10년. 이월공제할 수 있는 기간이 10년이므로, 세무서가 적자의 내용을 확인할 수 있도록 같은 길이로 맞춘 것입니다.
• 회사법: 주식회사 등은 회계장부와 "사업에 관한 중요한 자료"를 장부 폐쇄 시부터 10년, 계산서류와 부속명세서를 작성한 때부터 10년 보존합니다.

회사법의 "사업에 관한 중요한 자료"에 무엇이 들어가는지는 조문에 열거되어 있지 않습니다. 계약서, 주식이나 부동산 취득 서류, 큰 거래의 청구서와 영수증 등 회계장부의 기록을 뒷받침하는 자료를 10년 남겨 두는 회사가 많은 것은 이 때문입니다. 일상의 작은 영수증까지 10년 남길지는 회사의 판단이지만, 망설여지면 긴 쪽에 맞추는 것이 안전합니다.

주주총회 의사록과 이사회 의사록은 회사법상 개최일부터 10년간 본점에 비치합니다. 2025년 6월 27일에 연 정기 주주총회의 의사록이라면 다음 날부터 세어 2035년 6월 27일까지입니다. 주주총회 의사록은 지점에도 사본을 5년 비치해야 하지만, 의사록을 전자로 작성해 지점에서도 열람할 수 있게 한 경우 등에는 필요 없습니다. 정관·주주명부·등기 서류처럼 기간이 정해져 있지 않고 회사가 존속하는 한 가지고 있어야 하는 서류도 있습니다.

개인사업자 서류: 7년과 5년의 갈림길

개인사업자의 보존 기간은 일본 소득세법에서 청색신고와 백색신고별로 정해져 있습니다. 기산일은 둘 다 그해분 확정신고서의 제출 기한(다음 해 3월 15일)의 다음 날입니다.

"영수증은 몇 년?"이라고 물으면, 청색신고는 원칙 7년, 백색신고는 5년이라고 답하는 것이 정확합니다. 청색신고에서 5년으로 줄일 수 있는 것은 전전년분 사업소득과 부동산소득의 합계가 300만 엔 이하인 사람의 현금예금 거래 등 관계 서류뿐입니다. 2025년분 서류라면 2023년분 소득으로 판단합니다.

표에서 보듯 개인사업자는 매년 3월 16일에 버릴 수 있는 서류가 1년분씩 늘어납니다. 2026년 3월 16일 이후에는 7년 서류는 2018년분까지, 5년 서류는 2020년분까지 버릴 수 있습니다. 다만 소비세 과세사업자의 적격청구서는 7년이고, 고정자산을 팔 때 취득비의 증거가 되는 구입 시 서류(부동산 매매계약서 등)는 팔 때까지 가지고 있지 않으면 세금 계산에서 불리해지므로, 연수만 보고 일률적으로 버리지 않도록 하세요.

노무·사회보험 서류: 5년(당분간 3년)과 기산일의 차이

직원을 고용한 회사나 개인사업자는 노동기준법에 따라 노동자 명부·임금대장·출근부 등을 보존할 의무가 있습니다. 2020년 4월 개정으로 보존 기간이 3년에서 5년으로 늘었지만, 경과조치로 "당분간 3년"으로 되어 있습니다. 벌칙 대상이 되는 것은 3년이 지나기 전에 버린 경우지만, 미지급 잔업수당을 청구할 수 있는 기간(임금청구권의 시효)도 5년(당분간 3년)이므로 5년 남겨 두면 안심입니다.

임금대장이나 출근부처럼 매달 덧붙여 쓰는 서류는 마지막으로 기입한 날(서류가 완결된 날)부터 세므로, 재직 중인 사람의 서류는 아직 세기 시작하지도 않은 상태입니다. 임금 지급일이 마지막 기입일보다 뒤라면 그 지급일부터 셉니다. 퇴직한 사람의 서류만 퇴직일을 기준으로 연도별로 묶어 두면 버릴 시기를 알기 쉽습니다.

유해 업무의 특수 건강진단은 일반 건강진단보다 긴 기간이 정해져 있습니다. 진폐 건강진단은 7년, 전리방사선 건강진단은 30년, 석면 건강진단은 업무에 종사하지 않게 된 날부터 40년 등입니다. 연차유급휴가 관리부는 그해 유급휴가를 준 1년 기간이 끝난 뒤 5년(당분간 3년)이며, 관리부 작성법과 연 5일 취득 의무는 유급휴가 연 5일 취득 의무에서 설명합니다.

조견표: 2026년에 버릴 수 있는 것은 몇 년도분까지인가

보존 기한이 지난 다음 날부터 버릴 수 있습니다. 2026년 시점에 몇 년도분까지 버릴 수 있는지 정리했습니다. 법인은 신고 기한 연장이 없는 경우입니다.

3월 결산 회사에서는 법인세법만 보면 2019년 3월기 서류까지 버릴 수 있지만, 회계장부와 계산서류에는 회사법 10년이 적용되므로 2016년 3월기까지만 버릴 수 있습니다. "7년 지났으니 전부 버린다"며 장부까지 버리지 않도록, 장부와 거래 서류를 나누어 상자에 담아 두면 실수가 줄어듭니다. 2017년 3월기 회계장부는 2027년 3월 31일에 회사법 10년이 만료되어 2027년 4월 1일부터 버릴 수 있습니다.

결산월이 다른 회사나 신고 기한을 연장한 회사는 도구의 "올해 버릴 수 있는 연도" 탭에서 결산월과 연장 개월 수를 고르면, 사업연도별 7년·10년·회사법 10년 보존 기한과 오늘 시점에 버릴 수 있는 가장 최근 연도를 일람으로 볼 수 있습니다.

만료일 세는 법: 해당일의 전날·월말·휴일

연 단위로 정한 기간은 일본 민법 제143조에 따라 마지막 해에서 기산일에 해당하는 날(해당일)의 전날에 만료됩니다. 2025년 6월 1일부터 세는 7년이라면 2032년 6월 1일의 전날인 2032년 5월 31일이 만료일이며, 그날이 끝날 때까지 보존하면 의무를 다한 것이 됩니다.

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   기산일을 정한다

   법인세법은 신고 기한의 다음 날, 소득세법은 다음 해 3월 16일, 회사법과 노동기준법은 결산일이나 퇴직일 등의 다음 날(첫날 불산입)을 1일째로 합니다.

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   연수를 더해 해당일을 구한다

   기산일의 연도에 보존 연수를 더한 해의 같은 월일이 해당일입니다. 2025년 4월 1일부터 10년이면 2035년 4월 1일.

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   해당일의 전날이 만료일

   2035년 4월 1일의 전날인 2035년 3월 31일이 만료일(보존 기한)입니다. 다음 날인 4월 1일부터 버릴 수 있습니다.

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   해당일이 없으면 월말

   마지막 해에 그 날짜가 없는 경우(2월 29일 등)에는 그달의 말일에 만료됩니다.

윤년이 끼면 날짜가 조금 어긋납니다. 2024년 2월 29일에 마지막으로 기입한 임금대장은 3월 1일부터 세어 5년이면 2029년 2월 28일까지, 3년이면 2027년 2월 28일까지입니다. 12월 결산 법인의 신고 기한은 다음 해 2월 말일이므로, 2023년 12월기 서류는 2024년 2월 29일이 신고 기한이고, 3월 1일부터 세어 7년인 2031년 2월 28일까지 보존합니다.

첫날을 세지 않는 것, 기한이 휴일에 걸렸을 때의 생각은 영업일로 세는 기한에서도 같습니다. 영업일 세는 법도 함께 참고하세요.

전자 데이터·스캔으로 보존할 때의 기간

일본 전자장부보존법으로 보존하는 경우에도 보존 기간은 종이와 같습니다. 법인이라면 7년(결손금 연도는 10년), 개인사업자라면 7년 또는 5년이며 기산일도 바뀌지 않습니다. 전자화로 달라지는 것은 보존 방식(검색할 수 있게 하기, 변조 방지 조치 등)입니다.

• 전자거래 데이터: 이메일로 받은 PDF 청구서, 온라인 쇼핑의 영수증, 클라우드 서비스로 주고받은 견적서 등은 2024년 1월부터 전자 데이터 그대로 보존하는 것이 의무입니다. 인쇄해서 종이로만 보존해서는 부족합니다.
• 스캐너 보존: 종이로 받은 영수증을 스캔해 보존하면 요건을 충족하는 경우 종이 원본을 버릴 수 있습니다. 데이터의 보존 기간은 종이와 같은 7년 등입니다.
• 회계 소프트웨어의 장부: 처음부터 회계 소프트웨어로 만든 장부는 전자 그대로 보존할 수 있습니다. 소프트웨어를 해지하면 데이터를 볼 수 없게 될 수 있으므로, 보존 기간이 지날 때까지는 내보낸 데이터를 남겨 둡니다.

전자 데이터는 자리를 차지하지 않아 버리는 것을 잊기 쉽고, 언제까지 남길지 정하지 않으면 끝없이 늘어납니다. 폴더를 연도(사업연도·연분)별로 나누고 폴더 이름에 보존 기한의 연월을 넣어 두면, 기한이 된 폴더를 한꺼번에 지울 수 있습니다.

버릴 때의 절차와, 기간이 지나도 남기고 싶은 서류

보존 기한이 지난 서류는 버려도 되지만, 개인정보나 거래처 정보가 실린 것이 많으므로 버리는 방법에도 주의가 필요합니다. 매년 정해진 시기에 다음 절차로 처분하면 빠뜨리는 것이 없습니다.

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   연 1회 처분일을 정한다

   3월 결산 회사라면 신고 기한 다음 날인 6월 1일 이후, 개인사업자라면 3월 16일 이후 등 보존 기한이 바뀐 직후를 처분일로 합니다.

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   상자나 폴더에 보존 기한을 적는다

   서류를 연도별로 묶고 겉면에 "2032년 5월 31일까지 보존"처럼 기한을 적어 둡니다. 회사법 10년이 적용되는 장부는 다른 상자로 나눕니다.

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   기한이 지난 것만 꺼낸다

   기한 날짜를 보고 그날이 지난 상자만 처분합니다. 세무조사나 소송이 진행 중인 연도분은 기한이 지났어도 남깁니다.

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   용해·재단으로 처분하고 기록을 남긴다

   개인정보가 담긴 서류는 용해 처리 업체나 문서 세단기로 처분합니다. 업체에 맡길 때는 용해 증명서를 받고, 몇 년도분의 무엇을 버렸는지 폐기 기록에 남깁니다.

• 정관·주주명부·등기 서류·규정류: 보존 기간이 정해져 있지 않고 회사가 있는 한 필요한 서류입니다.
• 부동산이나 설비의 구입 계약서·영수증: 팔 때 취득비와 감가상각의 근거가 되므로 가지고 있는 동안은 계속 남깁니다.
• 분쟁이 생길 수 있는 거래의 서류: 계약상 청구권의 시효(원칙 5년)가 지날 때까지 남겨 두면 안심입니다.
• 퇴직금·연금 계산에 쓰는 재직 기록: 퇴직금 규정이나 기업연금 계산에서 나중에 재직 기간 증명이 필요할 수 있습니다.

보존 기간 일람과 처분 절차를 "문서 관리 규정"으로 정리해 두면 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 남길지 버릴지를 판단할 수 있습니다. 규정을 만들 때는 이 글의 일람을 바탕으로, 법률보다 오래 남기고 싶은 자사 서류를 덧붙이는 것이 빠른 방법입니다.

도구로 자사 서류의 보존 기한을 계산하기

서류 보존 기간 계산 도구에서는 "법인""개인사업자""노무·사회보험" 중에서 서류를 고르고 결산일·연분·퇴직일 등을 넣으면, 법률별 보존 기간과 보존 기한, 버릴 수 있는 첫날을 표시합니다. 법인은 신고 기한 연장(1~4개월)과 결손금 이월공제를 쓰는 연도인지도 고를 수 있습니다. 노동기준법 서류는 5년과 경과조치 3년의 두 기한이 모두 나옵니다.

• 3월 결산 2025년 3월기 장부: 법인세법 7년으로 2032년 5월 31일, 회사법 10년으로 2035년 3월 31일. 긴 쪽인 2035년 3월 31일이 보존 기한입니다.
• 2025년분 개인사업자의 청구서: 5년으로 2031년 3월 15일. 2031년 3월 16일부터 버릴 수 있습니다.
• 2025년 3월 31일에 퇴직한 사람의 노동자 명부: 5년이면 2030년 3월 31일, 경과조치 3년이면 2028년 3월 31일.

도구의 날짜는 법령의 기간과 민법의 계산법에 따른 기준입니다. 신고 기한이 휴일로 밀린 해, 업종별 특별 규정, 세무조사나 소송이 진행 중인 경우에는 기한이 달라질 수 있으므로, 망설여질 때는 세무사나 사회보험노무사에게 확인하세요.

자주 묻는 질문

장부의 7년은 결산일부터 세나요?

법인은 결산일부터가 아니라 확정신고서 제출 기한의 다음 날부터 7년입니다. 3월 결산(연장 없음)이라면 신고 기한이 5월 31일이므로 2025년 3월기 장부 서류는 2025년 6월 1일부터 세어 2032년 5월 31일까지 보존합니다. 개인사업자는 다음 해 3월 15일의 다음 날부터 7년으로, 2025년분이라면 2033년 3월 15일까지입니다.

법인의 영수증이나 청구서는 7년과 10년 중 어느 쪽인가요?

법인세법으로는 7년(결손금 이월공제를 쓰는 사업연도는 10년)입니다. 회계장부와 계산서류는 회사법상 10년이므로 주식회사 등은 그쪽이 우선합니다. 영수증과 청구서는 법인세법 7년이 기본이지만, 회사법의 "사업에 관한 중요한 자료"에 해당하는 계약서 등은 10년 남기는 회사가 많습니다.

개인사업자의 영수증은 몇 년 보존하면 되나요?

청색신고라면 7년(전전년분 소득이 300만 엔 이하라면 5년), 백색신고라면 5년입니다. 둘 다 다음 해 3월 15일의 다음 날부터 세므로, 2025년분 영수증은 청색신고로 2033년 3월 15일까지, 백색신고로 2031년 3월 15일까지입니다. 청구서·견적서·계약서는 청색·백색 모두 5년입니다.

임금대장이나 타임카드는 3년인가요, 5년인가요?

노동기준법에서는 5년이지만, 경과조치로 당분간은 3년이면 됩니다. 미지급 임금을 청구할 수 있는 기간도 5년(당분간 3년)이므로 분쟁에 대비해 5년 남겨 두는 것이 안전합니다. 기산일은 임금대장이 마지막으로 기입한 날, 타임카드가 완결일, 노동자 명부가 퇴직일 등입니다.

2026년에 버릴 수 있는 것은 몇 년도 서류인가요?

3월 결산(연장 없음) 법인이라면 법인세법 7년 서류는 2026년 6월 1일부터 2019년 3월기분까지, 회사법 10년 회계장부·계산서류는 2026년 4월 1일부터 2016년 3월기분까지입니다. 개인사업자는 2026년 3월 16일부터 7년 서류가 2018년분까지, 5년 서류가 2020년분까지 버릴 수 있습니다.

전자 데이터로 보존하면 기간이 짧아지나요?

짧아지지 않습니다. 전자장부보존법으로 보존하는 경우에도 법인 7년(결손금 연도는 10년), 개인사업자 7년·5년 등 보존 기간과 기산일은 종이와 같습니다. 이메일이나 인터넷으로 받은 청구서·영수증 등 전자거래 데이터는 2024년 1월부터 전자 그대로 보존하는 것이 의무입니다.

보존 기간이 지난 서류는 버려야 하나요?

버릴 의무는 없습니다. 보존 기간은 최소한 남기는 기간이므로 그보다 오래 가지고 있어도 문제없습니다. 다만 개인정보가 실린 서류를 필요 이상으로 계속 가지고 있으면 유출 위험이 커지므로, 기한이 지난 것은 용해나 재단으로 처분하고 무엇을 버렸는지 기록해 두는 것을 권합니다.