日本文件保存期限一览与起算日｜账簿、收据要保存7年还是10年？从哪天算起，今年可以销毁哪一年度的文件

结论：容易弄错的不是“几年”，而是“从哪天算起”

文件保存期限最常见的错误不是年数，而是起算日。法人的账簿和收据的“7 年”，在日本法人税法中规定为“从确定申报书提交期限的次日起”，而不是从决算日的次日起。3 月决算的公司申报期限是 5 月 31 日，所以 2025 年 3 月期的文件要从 2025 年 6 月 1 日起算，保存到 2032 年 5 月 31 日。如果从决算日算起，在 2032 年 3 月 31 日销毁，就早了 2 个月。

• 法人的账簿、决算文件、收据和请求书等交易文件：法人税法规定 7 年，从申报期限的次日起算；使用亏损结转扣除的事业年度为 10 年。
• 公司的会计账簿和计算文件（资产负债表、损益表等）：公司法规定 10 年，从账簿关闭时（计算文件从制作时）起算。股份公司等以这个更长的期限为准。
• 股东大会会议记录、董事会会议记录：公司法规定从召开日起 10 年。
• 个体经营者：从次年 3 月 15 日（确定申报期限）的次日起算，账簿 7 年，请求书、报价单、合同等 5 年。蓝色申报的收据和存折等为 7 年（前前年的所得在 300 万日元以下时为 5 年）。
• 员工名册、工资台账、出勤簿等：劳动基准法规定 5 年，过渡措置允许暂时保存 3 年。起算日因文件而不同，如离职日或最后记录日。
• 雇用保险 4 年／2 年，健康保险和厚生年金 2 年，工伤保险 3 年，健康检查个人表 5 年，抚养扣除等申报书 7 年。

保存期限是“保存到那天就算履行了法律义务”的最低期限。期限过后并没有必须销毁的义务，但知道正确的可销毁日，就能避免仓库和共享文件夹被旧文件塞满。下面依次说明各类文件的年数、起算日和期满日的计算方法。

文件保存期限一览（法人、个体经营者、劳务）

下表列出主要文件的保存期限、起算日和依据的法律。同一份文件适用多项法律时，要保存到较晚的期限。

表中的“起算日”是开始计算的基准日。按日本法律，期间从某天中途开始时，第一天不计入，从次日开始计算（民法第 140 条）。例如 2025 年 3 月 31 日离职的人的员工名册，从 4 月 1 日起算，保存 5 年到 2030 年 3 月 31 日。法人税法和所得税法本身规定“从提交期限的次日起”，所以期限的次日直接算作第 1 天。

从哪天算起：决算日、申报期限还是 3 月 15 日

起算日取决于文件属于谁、适用哪项法律。法人的税务文件从申报期限的次日起算，公司法的文件从决算日的次日起算，个体经营者从次年 3 月 16 日起算。同样是“2025 年的账簿”，按不同法律计算，保存期限会有这么大的差别。

表中的“2025 年的部分”，对法人来说是 2025 年结束的事业年度（3 月决算为 2024 年 4 月至 2025 年 3 月），对个体经营者来说是 2025 年 1 月至 12 月。3 月决算的公司，公司法的 10 年（2035 年 3 月 31 日）比法人税法的 7 年（2032 年 5 月 31 日）长，所以会计账簿要保存到 2035 年 3 月 31 日。只有亏损年度，法人税法的 10 年比公司法长 2 个月，要保存到 2035 年 5 月 31 日。

法人的申报期限是事业年度结束之日的次日起 2 个月。各决算月的申报期限如下，保存期限从其次日起算。

法人的文件：7 年和 10 年遵守哪一个

法人的文件同时适用两项法律：为税务调查做准备的法人税法，以及要求保留公司财产记录的公司法。只遵守其中一项是不够的，同时满足两者的较长期限才是实际的保存期限。

• 法人税法：账簿以及在交易中制作或收到的文件（决算文件、收据、请求书、报价单、合同、交货单等），从申报期限的次日起保存 7 年。
• 有亏损的事业年度：2018 年 4 月 1 日以后开始的事业年度出现亏损，并结转到以后年度从所得中扣除时，该年度的账簿文件保存 10 年。亏损可结转扣除的期间是 10 年，为了让税务署能核查亏损内容，保存期限也设为同样长度。
• 公司法：股份公司等要将会计账簿和“与事业有关的重要资料”从账簿关闭时起保存 10 年，计算文件和附属明细书从制作时起保存 10 年。

公司法没有列举“与事业有关的重要资料”具体包括哪些。正因如此，很多公司会把支持会计账簿记录的资料保存 10 年，例如合同、取得股份或不动产的文件、大额交易的请求书和收据等。日常的小额收据是否也保存 10 年由公司自行判断，但拿不准时，按较长的期限保存更稳妥。

股东大会会议记录和董事会会议记录，按公司法要从召开日起在总公司备置 10 年。2025 年 6 月 27 日召开的定期股东大会的会议记录，从次日起算，保存到 2035 年 6 月 27 日。股东大会会议记录还要在分店备置副本 5 年，但以电子方式制作并可在分店阅览等情况下不需要。章程、股东名册、登记文件等没有规定期限，只要公司存续就需要保留。

个体经营者的文件：7 年和 5 年的分界

个体经营者的保存期限，由日本所得税法按蓝色申报和白色申报分别规定。起算日都是该年份确定申报书提交期限（次年 3 月 15 日）的次日。

如果被问到“收据要保存几年”，准确的回答是蓝色申报原则上 7 年，白色申报 5 年。蓝色申报可以缩短为 5 年的，只限于前前年事业所得与不动产所得合计在 300 万日元以下的人的现金存款交易相关文件。2025 年的文件，按 2023 年的所得来判断。

如表所示，个体经营者每年 3 月 16 日都会多出一年可以销毁的文件。2026 年 3 月 16 日以后，7 年的文件可销毁到 2018 年，5 年的文件可销毁到 2020 年。不过，消费税课税事业者的合格请求书要保存 7 年；出售固定资产时证明取得费用的购入文件（如不动产买卖合同）要保留到出售为止，否则计算税金时会吃亏，请不要只按年数一律销毁。

劳务和社会保险文件：5 年（暂时 3 年）与不同的起算日

雇用员工的公司和个体经营者，按劳动基准法有义务保存员工名册、工资台账、出勤簿等。2020 年 4 月修订后，保存期限从 3 年延长到 5 年，但过渡措置规定“暂时为 3 年”。只有在 3 年内销毁才会受罚，但请求未付加班费的期间（工资请求权的时效）同样是 5 年（暂时 3 年），所以保存 5 年更放心。

工资台账和出勤簿这类每月追加记录的文件，从最后记录之日（文件完结之日）起算，所以在职员工的文件还没有开始计算。工资支付日晚于最后记录之日时，从该支付日起算。把离职员工的文件按离职年份分开整理，就容易看出什么时候可以销毁。

有害业务的特殊健康检查，规定的期限比一般体检更长，例如尘肺健康检查 7 年，电离辐射健康检查 30 年，石棉健康检查从不再从事该业务之日起 40 年等。年度带薪休假管理簿，在当年给予带薪休假的 1 年期间结束后保存 5 年（暂时 3 年）。管理簿的做法和每年 5 天的休假义务，请参阅每年 5 天带薪休假的取得义务。

速查表：2026 年可以销毁到哪一年度

过了保存期限的次日起就可以销毁。下表整理了 2026 年时可以销毁到哪一年度的文件。法人按未延长申报期限计算。

3 月决算的公司，只看法人税法的话可以销毁到 2019 年 3 月期的文件，但会计账簿和计算文件适用公司法的 10 年，只能销毁到 2016 年 3 月期。为了避免以“已经过了 7 年”为由连账簿一起销毁，最好把账簿和交易文件分箱存放。2017 年 3 月期的会计账簿在 2027 年 3 月 31 日公司法的 10 年期满，从 2027 年 4 月 1 日起可以销毁。

决算月不同或延长了申报期限的公司，可以在工具的“今年可销毁的年度”标签页中选择决算月和延长月数，一览各事业年度 7 年、10 年和公司法 10 年的保存期限，以及截至今天可以销毁的最新年度。

期满日的算法：对应日的前一天、月末与节假日

按日本民法第 143 条，以年为单位的期间，在最后一年中与起算日相对应之日（对应日）的前一天期满。从 2025 年 6 月 1 日起算的 7 年，期满日是 2032 年 6 月 1 日的前一天 2032 年 5 月 31 日，保存到这一天结束即履行了义务。

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   确定起算日

   法人税法为申报期限的次日，所得税法为次年 3 月 16 日，公司法和劳动基准法为决算日或离职日等的次日（第一天不计入），以此为第 1 天。

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   加上年数求出对应日

   在起算日的年份加上保存年数，同一月日就是对应日。从 2025 年 4 月 1 日起 10 年，对应日为 2035 年 4 月 1 日。

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   对应日的前一天为期满日

   2035 年 4 月 1 日的前一天 2035 年 3 月 31 日是期满日（保存期限）。从次日 4 月 1 日起可以销毁。

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   没有对应日时取月末

   最后一年中没有该日期时（如 2 月 29 日），在该月的最后一天期满。

遇到闰年，日期会稍有偏移。2024 年 2 月 29 日最后记录的工资台账，从 3 月 1 日起算，按 5 年保存到 2029 年 2 月 28 日，按 3 年保存到 2027 年 2 月 28 日。12 月决算法人的申报期限是次年 2 月的最后一天，所以 2023 年 12 月期文件的申报期限是 2024 年 2 月 29 日，从 3 月 1 日起算 7 年，保存到 2031 年 2 月 28 日。

第一天不计入，以及期限遇到节假日时的处理方法，在按工作日计算的期限中也是一样的道理，请参阅工作日的计算方法。

用电子数据或扫描件保存时的期限

按日本电子账簿保存法保存时，保存期限与纸质文件相同：法人 7 年（亏损年度 10 年），个体经营者 7 年或 5 年，起算日也不变。电子化改变的是保存方法，例如要能够检索、采取防篡改措施等。

• 电子交易数据：通过邮件收到的 PDF 请求书、网购的收据、通过云服务往来的报价单等，从 2024 年 1 月起有义务以电子数据原样保存。只打印出来保存纸质版是不够的。
• 扫描保存：把收到的纸质收据扫描保存，满足要件后可以销毁纸质原件。数据的保存期限与纸质相同，如 7 年等。
• 会计软件中的账簿：一开始就用会计软件制作的账簿，可以直接以电子形式保存。解约后可能无法查看数据，所以在保存期限过去之前要保留导出的数据。

电子数据不占地方，很少会被删除，但如果不规定保存多久，就会无限增加。按年度（事业年度或年份）分文件夹，并在文件夹名中写上保存期限的年月，期限一到就能整个文件夹一起删除。

销毁的步骤，以及过了期限也想保留的文件

过了保存期限的文件可以销毁，但很多文件载有个人信息或客户信息，销毁方式也要注意。每年在固定时间按下面的步骤处理，就不会遗漏。

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   每年定一个销毁日

   选在保存期限切换之后不久，例如 3 月决算的公司在申报期限次日 6 月 1 日以后，个体经营者在 3 月 16 日以后。

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   在箱子或文件夹上写明保存期限

   把文件按年度归类，在外面写上“保存到 2032 年 5 月 31 日”这样的期限。适用公司法 10 年的账簿另外装箱。

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   只取出已过期限的部分

   看期限日期，只处理已过期的箱子。正在接受税务调查或处于诉讼中的年度，即使过了期限也要保留。

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   用溶解或碎纸处理，并留下记录

   含有个人信息的文件，交给溶解处理业者或用碎纸机处理。委托业者时要拿到溶解证明书，并在销毁记录中写明销毁了哪一年度的什么文件。

• 章程、股东名册、登记文件、规章制度：没有规定保存期限，只要公司存在就需要。
• 不动产和设备的购买合同与收据：出售时是取得费用和折旧的依据，持有期间要一直保留。
• 可能引起纠纷的交易文件：保留到合同请求权的时效（原则上 5 年）过去为止会比较放心。
• 用于计算退职金和年金的在职记录：退职金规定或企业年金的计算，日后可能需要证明在职期间。

把保存期限一览和销毁步骤整理成“文件管理规程”，即使负责人更换，也能按同样的标准判断保留还是销毁。制作规程时，以本文的一览为基础，再补充自己公司想比法律要求保存更久的文件，是最快的方法。

用工具计算自己公司文件的保存期限

在文件保存期限计算工具中，从“法人”“个体经营者”“劳务与社会保险”中选择文件，输入决算日、年份或离职日等，就会显示各项法律的保存期间、保存期限和可以销毁的第一天。法人还可以选择申报期限的延长（1 至 4 个月）以及是否为使用亏损结转扣除的年度。劳动基准法的文件会同时显示 5 年和过渡措置 3 年两个期限。

• 3 月决算 2025 年 3 月期的账簿：法人税法 7 年为 2032 年 5 月 31 日，公司法 10 年为 2035 年 3 月 31 日。较晚的 2035 年 3 月 31 日是保存期限。
• 个体经营者 2025 年的请求书：5 年，到 2031 年 3 月 15 日。从 2031 年 3 月 16 日起可以销毁。
• 2025 年 3 月 31 日离职员工的员工名册：按 5 年为 2030 年 3 月 31 日，按过渡措置的 3 年为 2028 年 3 月 31 日。

工具给出的日期是按法定期间和民法的计算方法得出的参考值。申报期限因节假日顺延的年份、各行业的特别规定，以及税务调查或诉讼进行中等情况，期限可能会有变化，拿不准时请向税理士或社会保险劳务士确认。

常见问题

账簿的 7 年是从决算日算起吗？

法人不是从决算日算起，而是从确定申报书提交期限的次日起算 7 年。3 月决算（未延长）的申报期限是 5 月 31 日，所以 2025 年 3 月期的账簿文件从 2025 年 6 月 1 日起算，保存到 2032 年 5 月 31 日。个体经营者从次年 3 月 15 日的次日起算 7 年，2025 年的文件保存到 2033 年 3 月 15 日。

法人的收据和请求书要保存 7 年还是 10 年？

按法人税法是 7 年（使用亏损结转扣除的事业年度为 10 年）。会计账簿和计算文件适用公司法的 10 年，股份公司等以此为准。收据和请求书原则上按法人税法保存 7 年，但属于公司法“与事业有关的重要资料”的合同等，很多公司会保存 10 年。

个体经营者的收据要保存几年？

蓝色申报为 7 年（前前年所得在 300 万日元以下时为 5 年），白色申报为 5 年。两者都从次年 3 月 15 日的次日起算，所以 2025 年的收据，蓝色申报保存到 2033 年 3 月 15 日，白色申报保存到 2031 年 3 月 15 日。请求书、报价单、合同无论蓝色还是白色都是 5 年。

工资台账和考勤卡是 3 年还是 5 年？

劳动基准法规定 5 年，但过渡措置允许暂时保存 3 年。请求未付工资的期间同样是 5 年（暂时 3 年），为防纠纷保存 5 年更稳妥。起算日方面，工资台账为最后记录之日，考勤卡为完结之日，员工名册为离职日等。

2026 年可以销毁哪一年度的文件？

3 月决算（未延长）的法人，法人税法 7 年的文件从 2026 年 6 月 1 日起可销毁到 2019 年 3 月期，公司法 10 年的会计账簿和计算文件从 2026 年 4 月 1 日起可销毁到 2016 年 3 月期。个体经营者从 2026 年 3 月 16 日起，7 年的文件可销毁到 2018 年，5 年的文件可销毁到 2020 年。

用电子数据保存，期限会缩短吗？

不会。按电子账簿保存法保存时，法人 7 年（亏损年度 10 年）、个体经营者 7 年或 5 年等保存期限和起算日都与纸质相同。通过邮件或网络收到的请求书、收据等电子交易数据，从 2024 年 1 月起有义务以电子形式保存。

过了保存期限的文件必须销毁吗？

没有销毁的义务。保存期限是最低保存期间，保存得更久也没有问题。不过，载有个人信息的文件保留过久会增加泄露的风险，建议过了期限后用溶解或碎纸的方式处理，并记录销毁了什么。